Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, große Mengen an Dokumenten und Informationen effektiv zu verwalten und zu organisieren. Zwei gängige Methoden der digitalen Dateiverwaltung sind Ordner und Metadaten, beide mit ihren Vorteilen. In diesem Artikel teilt der Dokumentenmanagement-Experte Carl Mårn seine Erkenntnisse darüber, welche Methode für verschiedene Unternehmen die richtige ist.
Hallo Carl!
Können Sie die beiden gängigsten Methoden des Dokumentenmanagements – Ordner und Metadaten – und deren Unterschiede erklären?
Absolut. Herkömmliche Ordner sind die ältere und einfachere Methode, um Dateien in physischen oder digitalen Ordnern zu organisieren. Die Nutzer sind oft bereits mit dieser Struktur vertraut und sie ist leicht zu verstehen und zu implementieren. Mit zunehmender Menge an Dokumenten werden Ordner jedoch schnell weniger effizient.
Metadaten hingegen sind eine neuere Methode, bei der Dokumente mit bestimmten Eigenschaften versehen werden. Es ermöglicht Ihnen, Dateien flexibel zu durchsuchen und zu kategorisieren, was besonders nützlich ist, wenn das Dokumentenvolumen zunimmt. Metadaten bieten auch eine bessere Kontrolle und Möglichkeiten zur Automatisierung.
Was sind Ihrer Meinung nach die größten Vorteile der Verwendung von Ordnern für das Dokumentenmanagement?
Ordner haben ihren Platz, vor allem in kleinen Organisationen oder dort, wo das Dokumentenmanagement nicht so komplex ist. Ein Vorteil ist, dass es sich um ein benutzerfreundliches System handelt. Jeder hat Erfahrung in der Verwendung von Ordnern, und es erfordert nicht viel technisches Wissen. Darüber hinaus funktionieren sie gut offline, so dass die Benutzer auch ohne Internet weiterarbeiten können.
Aber es hört sich so an, als gäbe es einige Einschränkungen bei Ordnern?
Ja, wenn die Menge an Dokumenten wächst, können Ordner schnell unüberschaubar werden. Es wird für Benutzer leicht, zu viele Unterordner zu erstellen, was es schwierig macht, zu navigieren und die richtigen Dokumente zu finden. Und da ein Dokument nur in einem Ordner vorhanden sein kann, ist es schwierig, dasselbe Dokument mit mehreren Kategorien zu verknüpfen, was zu Duplikaten führen kann. Zudem ist es sehr zeitaufwendig, Dokumente in einer Ordnerstruktur zu finden, da diese oft hemmungslos wächst.
Was passiert, wenn die Organisation wächst und die Ordnerstruktur nicht mehr funktioniert?
Das wird eine große Herausforderung sein. Wenn sich Ihr Unternehmen neu organisiert oder die Menge an Dokumenten wächst, können alte Ordnerstrukturen zu einer Quelle für Ineffizienz werden. Das Entfernen oder Ändern der Struktur erfordert viel manuelle Arbeit und birgt die Gefahr, dass Verwirrung stiftet oder sogar wichtige Dokumente verloren gehen. Hier kommen Metadaten ins Spiel.
Was sind Ihrer Meinung nach die größten Vorteile von Metadaten für das Dokumentenmanagement?
Einer der größten Vorteile ist die Flexibilität. Metadaten ermöglichen es, Dokumente mit unterschiedlichen Eigenschaften zu versehen, wodurch sie auf eine Weise durchsucht werden können, die in Ordnern nicht möglich ist. Es spielt keine Rolle, wo das Dokument gespeichert ist, Sie können es finden, indem Sie nach Metadaten suchen, nicht nur, wo es sich befindet. Dadurch wird das Dokumentenmanagement bei der Arbeit mit großen Informationsmengen deutlich effizienter.
Wenn es um Duplikate und Sicherheit geht, wie lassen sich Metadaten vergleichen?
Da ein Dokument mehrere Metadaten-Tags haben kann, kann es mehreren Kategorien gleichzeitig angehören, wodurch das Risiko von Duplikaten verringert wird. Und wenn es um Sicherheits- und Informationsmanagement geht, ermöglichen Metadaten Unternehmen, strenge Vorschriften für das Dokumentenmanagement einzuhalten. So können beispielsweise Metadaten automatisch mit Sicherheitsregeln verknüpft werden, was das Dokumentenlebenszyklusmanagement erleichtert und sicherstellt, dass Informationen angemessen geschützt sind.
Es hört sich so an, als hätten Metadaten auf lange Sicht wirklich Vorteile. Gibt es Nachteile von Metadaten, die Unternehmen berücksichtigen sollten?
Ja, es gibt ein paar Dinge zu beachten. Erstens müssen Metadaten geschult und die Benutzer müssen sich an eine neue Arbeitsweise anpassen. Es ist auch wichtig, über eine technische Infrastruktur wie SharePoint zu verfügen, um Metadaten effektiv zu verwalten. Und wenn das System nicht automatisiert ist, kann dies bedeuten, dass Benutzer Metadaten manuell hinzufügen müssen, was sich wie ein vorübergehender zusätzlicher Aufwand anfühlen kann, bis sie sich an den Prozess gewöhnt haben.
Welchen Ansatz würden Sie vor diesem Hintergrund einem Unternehmen empfehlen, das vor der Wahl zwischen Ordnern und Metadaten steht?
Für kleinere Organisationen mit begrenzten Dokumentenmengen funktionieren Ordner immer noch gut, da sie einfach zu implementieren und zu verwenden sind. Aber für größere oder komplexere Organisationen, in denen es darum geht, große Mengen an Dokumenten effizient zu verwalten, sind Metadaten eindeutig die bessere Wahl. Es ist eine zukunftssichere Lösung, die es einfacher macht, Dokumente zu finden, Duplikate zu verwalten und die Kontrolle über Informationen zu behalten.
Und wenn sich ein Unternehmen für Metadaten entscheidet, gibt es Tools, die Sie empfehlen würden, um die Verwaltung zu vereinfachen?
Absolut. Ein gutes Tool ist MetaShare, eine Add-On-Lösung für Microsoft 365, die eine benutzerfreundliche Oberfläche, verbesserte Filter- und Suchfunktionen sowie automatisierte Erinnerungen bietet. MetaShare erleichtert Unternehmen die effiziente Implementierung von Metadaten und bietet mehr Flexibilität im Dokumentenmanagement.
