Dokumentenablage in Microsoft 365 – das Chaos und wie man es löst
Als Teammitglied kennen Sie das Problem: Sie suchen ein bestimmtes Dokument und wissen nicht mehr genau, wo es abgelegt wurde. Microsoft 365 bietet eine Vielzahl von Ablageorten – und genau das macht die Suche so schwierig.
Dokumente können in Microsoft 365 an zahlreichen Orten gespeichert werden:
- Microsoft Teams oder SharePoint – unter „Dateien" in einem Team oder Arbeitsraum
- OneDrive – im persönlichen Cloud-Speicher des Nutzers
- Lokal – auf dem eigenen Gerät
- Planner – als Anhang zu einer Aufgabe
- Teams-Chat – als direkt geteilte Datei
- Business Central – z. B. als E-Mail-Anhang in einem Bestellvorgang
- und weitere Apps…
Dieses Nebeneinander führt ohne klare Struktur unweigerlich zu einem Datenchaos. Microsoft definiert bewusst keine verbindlichen Ablageprozesse – das ist auch nicht Aufgabe eines Plattformanbieters. Hier kommen Consultants, durchdachte Prozesse und sinnvoll eingesetzte Metadaten ins Spiel.
Microsoft Search – das „Google" für Microsoft 365
Microsoft Search ist eine zentrale Volltextsuchmaschine, die alle Inhalte innerhalb von Microsoft 365 indexiert und auffindbar macht. Sie funktioniert plattformübergreifend und aggregiert Inhalte aus sämtlichen Ablagebereichen.
Microsoft Search durchsucht unter anderem:
- Dokumente und Dateien in OneDrive, SharePoint und Teams
- E-Mails und Kalendereinträge in Outlook
- Personen mit Kontaktdaten und Organigrammen
- Teams und Gruppen, inkl. Yammer
- SharePoint-Websites und -Seiten
- Unternehmensressourcen wie Richtlinien, Dokumentationen und FAQs
- Teams-Chats und Unterhaltungen
- Aufgaben in Planner und To Do
- Drittanbieter-Inhalte über Microsoft Graph Connectors
Microsoft Search ist hoch skalierbar, schnell und ideal geeignet, um Teams, Arbeitsräume und Dokumente übergreifend zu finden und thematisch zu bündeln. Ein Punkt verdient besondere Beachtung: Neue oder geänderte Dokumente werden erst nach abgeschlossenem Indexierungsvorgang gefunden – dieser kann bis zu 15 Minuten dauern und lässt sich aktuell nicht beschleunigen.
Metadaten und verwaltete Eigenschaften
Metadaten sind „Daten über Daten". In SharePoint werden sie beispielsweise über Spalten abgebildet. Teams, Arbeitsräume und einzelne Dokumente können jeweils eigene Metadaten besitzen.
Durch Metadatenvererbung lassen sich Eigenschaften eines Teams automatisch auf alle darin enthaltenen Dokumente übertragen. Ein Beispiel: Ein Team mit den folgenden Metadaten…
| Eigenschaft | Wert |
|---|---|
| Firma | workonline systems gmbh |
| Geschäftseinheit | Informatik |
| Geschäftsprozess | IT-Projekt |
…gibt diese Werte automatisch an alle gespeicherten Dokumente weiter. Jedes Dokument „weiss" dadurch, zu welchem Team es gehört, welcher Einheit es zugeordnet ist und in welchen Prozesskontext es fällt.
Über die verwalteten Eigenschaften in Microsoft Search lassen sich diese Metadaten gezielt als Suchfilter nutzen – präzise, schnell und ohne manuellen Aufwand.
MetaShare – intelligente Dokumentenverwaltung auf Basis von Microsoft Search
MetaShare ist eine SaaS-Lösung des schwedischen Unternehmens Ways, die die Dokumentenverwaltung in Microsoft 365 deutlich vereinfacht. Die Anwendung bietet eine durchdachte Benutzeroberfläche, die es Nutzern leichter macht:
- Dokumente schnell zu finden
- Dateien mit den richtigen Vorlagen und Metadaten zu erstellen
- Compliance-Vorgaben einzuhalten
MetaShare ist keine eigenständige Suchtechnologie, sondern eine App, die die vorhandenen Möglichkeiten von Microsoft Search konsequent und benutzerfreundlich ausschöpft – weit über das hinaus, was der Standard bietet.
Mehr über MetaShare erfahren sie hier.
