⬡ Entwickelt von Portal Systems AG · Shareflex Contracts · Microsoft 365

Vertragsmanagement mit Shareflex Contracts

Schluss mit übersehenen Fristen und verstreuten Vertragsdokumenten. Shareflex Contract bringt Ordnung in Ihre digitale Vertragsverwaltung — vollständig in Microsoft SharePoint, mit automatischer Fristenüberwachung und digitalem Genehmigungsworkflow.

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Vertragstypen vorkonfiguriert — sofort einsetzbar

0

übersehene Fristen — dank automatischer Benachrichtigung

100%

Microsoft SharePoint nativ — kein Fremdsystem

KI

Ready — Shareflex AI Studio für Vertragsanalyse

IN KÜRZE

Was diese Lösung leistet

Shareflex Contract ist eine vorkonfigurierte Standardanwendung für professionelles Vertragsmanagement — vollständig in Microsoft 365 integriert, benutzerfreundlich und ohne umfangreiche Schulungen bedienbar.

📋
Zentrale Vertragsverwaltung
Alle Vertragstypen an einem Ort — Kunden-, Lieferanten-, Miet-, Leasing-, Wartungs- und Rahmenverträge. Übersichtlich, auffindbar, vollständig.
📅
Automatische Fristenüberwachung
Kündigungsfristen, Laufzeiten und Wiedervorlagen werden automatisch berechnet und überwacht. E-Mail-Benachrichtigungen erinnern rechtzeitig.
⚙
Digitaler Genehmigungsworkflow
Freigabe- und Genehmigungsprozesse laufen automatisch — regelbasiert oder ad-hoc, mehrstufig, mit grafischem Workflowdesigner.
🔗
Vertragsbeziehungen
Rahmenverträge, Unterverträge, Nachfolge- und Zusatzverträge — alle Beziehungen werden transparent und bidirektional verwaltet.
✍
Digitale Signatur
DocuSign, Adobe Sign und Microsoft Sign direkt aus Shareflex Contract — ohne die Anwendung zu verlassen, mit vollständiger Versionshistorie.
🤖
KI-gestützte Vertragsanalyse
Shareflex AI Studio extrahiert Vertragsmetadaten automatisch — Vertragstyp, Partner, Fristen, Risikoklauseln. Zusammenfassung und Übersetzung inklusive.
IHR NUTZEN

Was Sie konkret gewinnen

Shareflex Contract bringt messbaren Nutzen — für Ihre Rechtsabteilung, Ihren Einkauf, Ihr Management und Ihre IT.

01
Keine Fristen mehr übersehen
Automatische Berechnung von Kündigungsfristen und Laufzeiten — mit konfigurierbaren E-Mail-Benachrichtigungen rechtzeitig vor dem Stichtag. Kein Vertrag läuft ungewollt weiter.
02
Alle Verträge — sofort auffindbar
Kombinierte Metadaten- und Volltextsuche über alle Vertragstypen hinweg. Jeder Vertrag, jede Klausel, jedes Dokument — in Sekunden gefunden, egal von wem oder wo.
03
Schnellere Genehmigungen
Freigaben laufen automatisch über definierte Workflows — kein E-Mail-Ping-Pong, kein manuelles Nachverfolgen. Mehrstufige Genehmigungen, Delegieren und Stellvertretung inklusive.
04
Compliance ohne Mehraufwand
Revisionsfeste Archivierung in SharePoint, vollständige Versionshistorie, GoBD-konforme Ablage — alles automatisch. Steuerprüfungen und Audits werden zum Routinevorgang.
05
KI analysiert Ihre Verträge
Das Shareflex AI Studio extrahiert automatisch Vertragsmetadaten, erkennt Risikoklauseln und erstellt Zusammenfassungen — für schnellere Entscheidungen und bessere Übersicht.
06
Investitionsschutz — SharePoint als Basis
Shareflex Contract läuft vollständig auf Microsoft SharePoint — keine externe Vertragsmanagement-Software, keine proprietäre Infrastruktur. Sie nutzen was Sie bereits haben.
DIE LÖSUNG IM DETAIL

Was Shareflex Contract kann

Eine vollständige Vertragsmanagement-Lösung auf Microsoft SharePoint — mit allem was Ihre Abteilungen für professionelle Vertragsverwaltung brauchen.

📋
Vertragserstellung

8 vorkonfigurierte Vertragstypen sofort einsetzbar. Weitere Typen über den integrierten Formular-Designer (No-Code) jederzeit hinzufügbar. Automatische Erstellung aus Vorlagen und Metadaten.

✓Kunden-, Lieferanten-, Leasing-, Mietverträge
✓Wartungs-, Rahmen-, Vertraulichkeitsverträge
✓Automatische Erstellung aus Office-Vorlagen
✓Textbausteine & Boiler Plates
📅
Fristen & Benachrichtigungen

Automatische Berechnung aller relevanten Stichtage. Grafische Darstellung der Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist. Benachrichtigungen per E-Mail — einzeln oder als Sammel-E-Mail.

✓Automatische Kündigungsstichtagsberechnung
✓Konfigurierbare E-Mail-Benachrichtigungen
✓Abwesenheitsverwaltung & Stellvertretung
✓Synchronisation mit Outlook-Aufgaben
⚙
Workflows & Genehmigungen

Regelbasierte und Ad-hoc-Workflows für Vertragsfreigabe und Genehmigungen. Grafischer Workflowdesigner, Postkörbe, Delegieren und vollständige Workflow-Historie.

✓Regelbasierte & Ad-hoc-Workflows
✓Grafische Workflow-Konfiguration
✓Zusammenarbeit mit Power Automate
✓Geplante & automatische Workflows
🔗
Integration & Archivierung

Nahtlose Integration in Outlook, Microsoft Teams und ERP-Systeme. Revisionsfeste Archivierung direkt in Microsoft 365 — ohne externe Systeme oder zusätzliche Infrastruktur.

✓Outlook Sidebar «Shareflex for Outlook»
✓Microsoft Teams App Integration
✓ERP-Integration (SAP, Dynamics 365)
✓Revisionssichere Archivierung
📊
Reporting & Wirtschaftlichkeit

Umfangreiche Reportingmöglichkeiten — von einfachen Listen bis zu grafischen Dashboards mit Power BI. Zahlungen, Zahlungspläne und Vertragsrisiken immer im Blick.

✓Power BI Dashboards & Diagramme
✓Excel-Export aller Trefferlisten
✓Zahlungen & Zahlungspläne verwalten
✓Individuell konfigurierbar
🤖
KI & M365 Copilot

Das Shareflex AI Studio analysiert Vertragsdokumente automatisch — extrahiert Metadaten, erkennt Risikoklauseln und erstellt Zusammenfassungen. Copilot kann mit Vertragsinhalten chatten.

✓Automatische Vertragsaktenanlage per KI
✓Metadaten-Extraktion per LLM
✓Automatische Zusammenfassung & Übersetzung
✓M365 Copilot — Chatten mit Vertragsinhalten
PROZESSABLAUF

Der Vertragslebenszyklus — vollständig abgebildet

Von der Vertragserstellung bis zur revisionsfesten Archivierung — Shareflex Contract begleitet jeden Vertrag durch seinen gesamten Lebenszyklus.

1
Erstellung
Manuell oder automatisch aus Vorlage / ERP
2
Prüfung
KI analysiert & extrahiert Metadaten
3
Genehmigung
Digitaler Freigabe-Workflow
4
Signatur
Digitale Signatur DocuSign / Adobe Sign
5
Verwaltung
Fristen, Wiedervorlagen, Zahlungen
6
Archivierung
GoBD-konforme revisionsfeste Ablage

Verträge endlich unter Kontrolle?

Sehen Sie Shareflex Contract in einer kostenlosen Demo — wir zeigen Ihnen wie es für Ihre Vertragstypen aussieht.

Keine Verpflichtung, keine Installation, kein Aufwand Ihrerseits.

Information

workonline systems gmbh · Dokumentenmanagement in Microsoft 365 · DACH-Raum · 30 Jahre Erfahrung

MetaShare ist ein Produkt von Ways Sweden AB · Shareflex ist ein Produkt von Portal Systems AG · Orchestry ist ein Produkt von Orchestry Software Inc.

eMail: info@workonline.ch 

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