In Microsoft 365 können Sie Dokumente in OneDrive, SharePoint oder Teams abspeichern. Aber was ist nun der geeignete Ablageort für mein Dokument und wie finde ich die Informationen später wieder?
Ist mit Microsoft 365 ein umfassendes und unternehmensweites Dokumentenmanagement überhaupt möglich?
Ja ist es! Aber jetzt mal von vorne: Warum hat Microsoft unterschiedliche Apps für die Dokumentablage und wie passt das dann alles zusammen?
In Microsoft 365 können Sie Dokumente mit den 3 Apps OneDrive, SharePoint und Teams erzeugen und ablegen. Warum nutzt Microsoft 3 Apps für die Dokumentenablage und was genau sind die Unterschiede und noch besser wie kriege ich das alles unter einen Hut?
Die Analogie: Persönliches Zimmer, Haus und Garten
Ich verwende die nachfolgende Analogie um die 3 Apps und die Nutzung von Dokumenten in den Apps zu erklären.
- OneDrive = Persönliches Zimmer: OneDrive ist der persönliche Speicherplatz jedes Mitarbeiters. Hier können individuelle Dokumente und Dateien sicher gespeichert und organisiert werden. Es ist der Ort, an dem jeder seine eigenen Dateien verwaltet, ähnlich wie man persönliche Gegenstände in seinem Zimmer aufbewahrt.
- SharePoint = Haus: SharePoint fungiert als das zentrale Haus des Unternehmens. Hier werden alle wichtigen Dokumente und Informationen gespeichert, die für das gesamte Unternehmen relevant sind. SharePoint bietet strukturierte Ablagen, Metadaten und Versionierung, um Dokumente effizient zu verwalten und wiederzufinden.
- Teams = Garten: Microsoft Teams ist der Garten, in dem die Zusammenarbeit stattfindet. Teams ermöglicht es den Mitarbeitern, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, Dateien zu teilen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Es ist der Ort, an dem Ideen ausgetauscht und Projekte vorangetrieben werden.
Gemeinsame Sicht auf alle Dokumente über alle 3 Apps
Im Standard kommen die 3 Apps OneDrive, SharePoint und Teams eigenständig daher, d.h. man speichert die Dokumente direkt in der App eventuell auch in einer Ordnerstruktur. Das Verbinden mit anderen Arbeitsbereichen muss manuell erfolgen. Der Schlüssel zu einer ganzheitlichen Sicht auf alle Dokumente ist die Microsoft Suche und Metadaten auf Dokumente und Arbeitsbereiche.
- Microsoft Suche: Microsoft Search innerhalb von Microsoft 365 ist ein leistungsstarkes Tool, das die Suche nach Informationen und Dokumenten innerhalb der gesamten Microsoft 365-Umgebung erleichtert. Je nach Berechtigung werden alle Dokumente über alle Arbeitsbereiche und Teams sowie OneDrive gefunden.
- Metadaten und Metadatenvererbung: Um eindeutige Treffer nach Dokumenten zu erhalten muss man Schlagworte (Metadaten) definieren. Damit diese nicht einzeln auf jedem Dokument verschlagwortet werden müssen, nutzen wir die Microsoft 365 Metadatenvererbungs-Technologie.
- Zentrales Dokumentenmanagement: Ways ein schwedisches Unternehmen, hat MetaShare als eine SaaS-Lösung entwickelt, um die Dokumentenverwaltung in Microsoft 365 zu vereinfachen. Die Anwendung hilft Nutzern, Dokumente effizienter zu verwalten, indem sie eine intelligente Benutzeroberfläche bietet, die es einfacher macht, Dateien zu finden, Regeln und Vorschriften zu befolgen und Dokumente mit den richtigen Vorlagen und Metadaten zu erstellen. MetaShare nutzt als Basis die Microsoft Suche.
Mit MetaShare verwalten Sie alle Dokumente egal ob diese in OneDrive, SharePoint oder in Teams gespeichert wurden.
Legende:
Punkt 1: Personalisierte Startseite mit abonnierten Arbeitsbereichen und Teams
Punkt 2: Dokumentensuche über alle Dokumente auf welche ich min. Leserechte habe über alle Arbeitsbereiche und Teams, sowie OneDrive.
Punkt 3: Verzeichnis aller Arbeitsbereiche und Teams
