Viele Unternehmen merken es erst, wenn es zu spät ist: Der SharePoint-Speicher ist voll, neue Dateien können nicht mehr hochgeladen werden – und Teams-Kanäle streiken. Was dann folgt, ist Hektik statt Strategie.
Dabei ist die Lösung keine Frage von mehr Speicher kaufen, sondern von Struktur und Prozess.
Das Grundproblem: Alles landet irgendwo
In modernen Arbeitsumgebungen entstehen Dokumente überall. In persönlichen OneDrives, in Teams-Kanälen, in SharePoint-Bibliotheken. Was dabei oft fehlt: eine klare Unterscheidung zwischen Dokumenten, die irgendwann gelöscht werden dürfen – und solchen, die aus rechtlichen, geschäftlichen oder regulatorischen Gründen langfristig aufbewahrt werden müssen.
Wenn das SharePoint-Speicherkontingent eines Unternehmens erschöpft ist, empfiehlt Microsoft explizit: inaktive Inhalte archivieren, nicht einfach mehr Speicher kaufen. Das ist ein klares Signal – aber es wirft sofort eine wichtige Folgefrage auf:
Was bedeutet «archivieren» eigentlich?
Und genau hier liegt in der Praxis die grösste Verwechslungsgefahr.
Zwei Konzepte, die nichts miteinander zu tun haben
In Gesprächen mit Schweizer KMU erlebe ich es regelmässig: «Archivierung» wird als einzelner Begriff verwendet – dabei beschreibt er zwei grundlegend verschiedene Dinge.
Microsoft 365 Archive – günstigerer Speicher, kein Rechtsarchiv
Mit Microsoft 365 Archive können sowohl komplette SharePoint Sites als auch einzelne Dateien auf einen kostengünstigeren Speicherbereich verlagert werden – die Archivierung auf Dateiebene befindet sich aktuell in der öffentlichen Vorschau.
Das Ziel ist primär Kostenoptimierung:
Inhalte, die nicht mehr aktiv genutzt werden, belegen teuren aktiven Speicher – und werden in eine kältere, günstigere Ebene verlagert. Wenn eine Datei oder Website archiviert wird, wechselt sie in eine explizit kältere Ebene und verbraucht nicht mehr das aktive Speicherkontingent des Mandanten.
Das ist kein rechtssicheres Archiv. Es ist Speichermanagement.
Microsoft Purview – die eigentliche gesetzeskonforme Archivierung
Wer in der Schweiz Dokumente gesetzeskonform aufbewahren muss – etwa gemäss OR, Datenschutzgesetz oder branchenspezifischen Vorschriften – braucht mehr als günstigen Speicher.
Microsoft Purview übernimmt die eigentliche Compliance-Schicht:
Aufbewahrungsrichtlinien, Retention Labels und gesetzliche Haltefristen stellen sicher, dass Dokumente unveränderbar, nachvollziehbar und fristgerecht aufbewahrt – oder nach Ablauf sicher gelöscht werden. Das ist rechtssichere Archivierung im echten Sinne.
Diese Unterscheidung ist nicht akademisch. Sie entscheidet darüber, ob ein Unternehmen im Streitfall oder bei einer Prüfung auf der sicheren Seite steht.
Nicht alle Dokumente sind gleich
Bevor man über Tools spricht, braucht es Klarheit über die Dokumentenlandschaft. Ich unterscheide in meiner Beratungspraxis vier Typen:
- Persönliche Dokumente – gehören dem einzelnen Mitarbeiter, brauchen keine zentrale Ablage
- Temporäre Zusammenarbeit – Projektunterlagen, die nach Abschluss nicht mehr aktiv genutzt werden
- Langfristige Zusammenarbeit – Dokumente, die ein Team über längere Zeit pflegt
- Organisationsdokumente – geschäftskritische Unterlagen, die unternehmensweit verfügbar und langfristig aufbewahrt werden müssen
Nur die letzten zwei Kategorien erfordern echte, gesetzeskonforme Archivierungsprozesse. Aber genau diese wird am häufigsten vernachlässigt – oder mit blossem Speichermanagement verwechselt.
Unser Ansatz: Orchestry, MetaShare, Orbit und Purview
Wir lösen das mit einem klaren Zusammenspiel aus vier Bausteinen – jeder mit einer klar definierten Rolle:
Orchestry – Governance von Anfang an
Bevor ein Dokument archiviert werden kann, braucht es eine saubere Struktur. Orchestry steuert, wie Microsoft-Teams-Workspaces erstellt, benannt und provisioniert werden.
Es definiert Lebenszyklen:
Wann ist ein Team oder Projekt abgeschlossen? Was passiert dann mit dem Workspace? Ohne diese Grundlage ist jede Archivierungsstrategie ein Flickenteppich.
MetaShare – strukturierte Ablage und Klassifizierung
MetaShare sorgt dafür, dass Dokumente sinnvoll strukturiert und mit Metadaten versehen werden – nach Dokumententyp, Inhalt, Zugehörigkeit. Das ist die Voraussetzung dafür, dass automatisierte Regeln überhaupt greifen können. Ohne saubere Metadaten weiss kein System, was mit einem Dokument passieren soll.
MetaShare Orbit – der Archivierungsmotor
Hier passiert die operative Prozesssteuerung:
MetaShare Orbit übernimmt die Archivierungs- und Löscharbeit in Microsoft 365 vollautomatisch nach den definierten Regeln der Organisation. Dokumente, die archiviert werden sollen, werden automatisch in einen Archivbereich verschoben.
Orbit beurteilt täglich anhand von Metadaten und Regeln, welche Dokumente aussortiert, in eine Langzeitablage verschoben oder gelöscht werden sollen. Die Lösung spart Zeit, stellt sicher, dass regulatorische Anforderungen eingehalten werden, und schafft Ordnung unter den Dokumenten – vollautomatisch und lückenlos nachvollziehbar, da alle Ereignisse täglich protokolliert werden.
Orbit ist also kein Rechtsarchiv – sondern der intelligente Prozess, der entscheidet, was wohin kommt. Und das ohne manuelle Eingriffe der IT.
Ein weiterer praktischer Vorteil für KMU:
MetaShare Orbit benötigt lediglich eine Microsoft 365 Standardlizenz – keine teuren E5-Lizenzen erforderlich.
Microsoft Purview – der rechtssichere Abschluss
Was Orbit steuert und bewegt, wird durch Microsoft Purview rechtssicher verankert. Purview setzt die Aufbewahrungsrichtlinien und Haltefristen durch – und stellt sicher, dass kein Dokument vorzeitig gelöscht oder verändert werden kann. Dokumente, denen ein Aufbewahrungsetikett zugewiesen wurde, das das Verschieben oder Löschen verhindert, werden von Orbit konsequent respektiert – die beiden Systeme arbeiten Hand in Hand, nicht gegeneinander.
Was das in der Praxis bedeutet
- Mitarbeitende arbeiten weiterhin in gewohnten Teams-Umgebungen
- Dokumente werden automatisch klassifiziert, verschoben oder gelöscht – ohne manuelle Eingriffe
- Gesetzeskonforme Dokumente landen sicher, auffindbar und unveränderbar in der Langzeitablage
- Microsoft 365 Archive entlastet den aktiven Speicher – kostengünstig und gezielt
- Purview stellt die Rechtssicherheit sicher – unabhängig davon, wo das Dokument liegt
- Die IT behält jederzeit die Übersicht durch tägliche Protokolle
Fazit: Archivierung ist mehr als Speichersparen
Sobald der SharePoint-Speicher erschöpft ist, können keine neuen Dateien mehr hochgeladen werden – das betrifft neben SharePoint-Sites auch Microsoft Teams direkt. Für ein KMU, das auf reibungslose Zusammenarbeit angewiesen ist, ist das kein IT-Problem. Das ist ein Business-Stillstand.
Aber die Antwort darauf ist nicht einfach mehr Speicher – und auch nicht bloss eine Verlagerung auf günstigere Speicherebenen.
Die Antwort ist ein durchdachter Prozess:
Governance mit Orchestry, Struktur mit MetaShare, automatisierte Steuerung mit Orbit und Rechtssicherheit mit Purview.
Wer das einmal aufgesetzt hat, schläft ruhiger – und zahlt weniger.
