Die Idee ist so genial wie auch einfach. Man verbinde durch ein Framework die 3 Besten APPS im Microsoft 365 und man bekommt einen zentralen und einfachen Zugang zu allen Dokumenten, egal in welchem Arbeitsbereich Team, SharePointseite oder Viva Engage sich die Dokumente befinden.
Wir nennen das ein zentrales Dokumentenmanagement für Microsoft 365.
Viele Kunden haben unzählige Teams und vielleicht auch SharePoint Seiten aber keinen einheitlichen Zugang zu allen Dokumenten. Es entstehen Dateninseln mit Ordnerstrukturen wo sich mit der Zeit dann keiner mehr auskennt. Microsoft kann das aber im standard viel besser. Die zentrale Technik die das ermöglicht ist die Microsoft Suche.
Microsoft 365 Management Software
Orchestry (hier als Beispiel) gehört zu der Kategorie der Microsoft 365 Management Software Anbietern. Diese Management Software Apps machen das was Microsoft in der standard Administration auch tut, nur eben viel einfacher und effizienter. Die Microsoft Management Software Apps decken die Themen:
- Erstellungsprozess von Teams, SharePoint Seiten oder Viva Engage Kommunikationsräume
- Vorlagenmanagement
- Namenskonventionen
- Lifecycle Management
- Genehmigungsprozesse
- Gästemanagement
- Archivierung
- etc...
ab.
Wir haben mit einem Framework das Microsoft 365 Management mit MetaShare verbunden und erhalten dafür sämtliche Compliance Funktionalitäten im Dokumentenmanagement.
Microsoft Teams
Microsoft Teams ist nicht mehr weg zu denken. Seit Corona hat diese APP die Welt erobert. Es ist naheliegend, dass man die Teams interne Funktionalität eben auch als Dokumentenablage nutzt. Aber Teams ist eine Zusammenarbeitsplattform und für das auch optimiert und nicht für das Dokumentenmanagement. Wir haben Microsoft Teams in unser Framework integriert und damit werden alle Dokumente über alle Teams und auch SharePoint Seiten sowie OneDrive über ein einfaches Dokumentenmanagement verwaltet, welches auf dem Microsoft 365 Standard basiert.
MetaShare
MetaShare ist keine App die irgendwelche neue Funktionen in Microsoft 365 bringt, die Microsoft nicht schon so im standard technisch kann. MetaShare nutzt die Microsoft Suche effizient aus und ermöglicht dadurch einen einfachen Zugang zu allen Dokumenten egal in welchem Team, SharePoint Seite oder OneDrive sich die Dokumente befinden. Mit max. 3 Klicks haben Sie ihr gesuchtes Dokument im Normalfall gefunden.
Hier könnt ihr bei Bedarf die Broschüre zum Workspace Context Framework herunterladen...
