⬡ Entwickelt von Ways Sweden AB · Microsoft 365 SaaS

MetaShare — Dokumentenmanagement für Microsoft 365

Schluss mit dem Dokumentenchaos. MetaShare macht Microsoft 365 zum vollwertigen Dokumentenmanagement System - mit intelligentem Metadaten cockpit, strukturierter Ablage und übergreifender Suche über Teams, SharePoint und OneDrive.

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100%

Microsoft 365 nativ - kein Fremdsystem

100%

eigene Datenspeicherung - alles im Tenant

3

Plattformen - Teams, SharePoint, OneDrive

∞

Skalierbar - vom KMU bis zum Konzern

DAS PRODUKT

Was ist MetaShare?

MetaShare ist eine SaaS-App, die direkt in Microsoft 365 läuft — als Teams App, im Browser und auf dem Smartphone. Sie fügt dem vorhandenen Microsoft 365 Tenant ein intelligentes Metadaten-Cockpit hinzu, ohne eigene Daten zu speichern und ohne proprietäre Technologie einzuführen.

DAS PROBLEM

Dokumente in Microsoft 365 sind oft über Teams, Kanäle und Ordner verstreut

Mit zunehmender Anzahl von Teams und Arbeitsbereichen wird es immer schwieriger den Überblick zu behalten. Neue Mitarbeitende kennen die Ablagestruktur nicht. Dokumente werden mehrfach erstellt. Wichtige Informationen gehen verloren — obwohl sie irgendwo in Microsoft 365 vorhanden sind.

  • Keine übergreifende Suche über Teams und SharePoint hinweg
  • Keine einheitliche Metadaten-Struktur
  • Wildwuchs bei Teams-Namen und Ordnerstrukturen
  • Keine Governance ohne aufwändige SharePoint-Konfiguration
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FUNKTIONEN

Was MetaShare kann

MetaShare konzentriert sich auf das Wesentliche — die Funktionen die Ihre Mitarbeitenden täglich brauchen, intuitiv bedienbar ohne grosse Schulung.

🗂
Zentrales Cockpit
Alle Arbeitsbereiche und Dokumente an einem Ort. Mit Filtern und Bottom-Up-Suche finden Sie Dokumente über alle Teams und SharePoint-Bereiche hinweg — in Sekunden.
🔍
Perfekte Suche
Intelligente Volltextsuche mit Metadaten-Filterung — über alle Teams, SharePoint-Sites und OneDrive hinweg. Intelligente Ergebnislisten helfen die Treffer gezielt einzugrenzen.
🏷
Metadaten-Vererbung
Jeder Arbeitsbereich erhält ein vollständiges Metadaten-Profil — und dieses wird automatisch auf jedes darin gespeicherte Dokument vererbt. Konsistent, dauerhaft, ohne Aufwand.
⚖
Governance
Projekt- und Prozessablagen folgen Ihren Unternehmensrichtlinien — einheitliche Namensgebung, definierter Lebenszyklus und Gäste-Management nach Ihren Vorgaben.
📁
Hybride Ablage
MetaShare kombiniert klassische Ordnerstrukturen mit modernem Metadaten-Tagging. So müssen Ihre Mitarbeitenden nicht alles auf einmal umlernen — der Übergang ist fliessend.
💬
Microsoft Teams App
MetaShare ist vollständig in Microsoft Teams integriert — als Teams App direkt im gewohnten Arbeitsumfeld. Kein Kontextwechsel, kein separates Tool.
📱
Mobil nutzbar
MetaShare ist für Smartphones optimiert — greifen Sie auch unterwegs auf Dokumente zu, suchen Sie mit Metadaten und bearbeiten Sie Dateien direkt vom Handy.
🔒
Keine eigene Datenspeicherung
MetaShare speichert keine eigenen Daten — alle Dokumente bleiben in Ihrem Microsoft 365 Tenant. Maximale Datensicherheit, volle Kontrolle, keine Abhängigkeit von externen Servern.
🤖
KI-ready
Strukturierte Metadaten sind die Grundlage für Microsoft 365 Copilot. MetaShare stellt sicher dass jedes Dokument den richtigen Geschäftskontext trägt — damit KI präzise antworten kann.

Information

workonline systems gmbh · Dokumentenmanagement in Microsoft 365 · DACH-Raum · 30 Jahre Erfahrung

MetaShare ist ein Produkt von Ways Sweden AB · Shareflex ist ein Produkt von Portal Systems AG · Orchestry ist ein Produkt von Orchestry Software Inc.

eMail: info@workonline.ch 

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