⬡ Entwickelt von Portal Systems AG · Shareflex Documents · Microsoft 365

Digitales Aktenmanagement mit Shareflex Documents

Vorgangsbasierte digitale Akten direkt in Microsoft 365 SharePoint — ohne Ordnerchaos, ohne Systemwechsel. Shareflex Documents bildet Ihre Geschäftsprozesse 1:1 ab — von der Aktenanlage bis zur revisionsfesten Archivierung.

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Vorgangstypen — Kunden, Projekte, Lieferanten & mehr

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Ordnerchaos — Dokumente gehören zum Vorgang

100%

Microsoft SharePoint nativ — kein Fremdsystem

GoBD

Konform — revisionsfeste Archivierung

IN KÜRZE

Was diese Lösung leistet

Mit Shareflex Documents schaffen Sie die Digitalisierung viel einfacher — weil die Aktenbildung direkt abhängig von den Stamm- und Bewegungsdaten Ihrer führenden Systeme ist.

📁

Digitale Aktenbildung

Akten werden automatisch aus führenden Systemen angelegt — Kunden, Projekte, Aufträge, Lieferanten. Kein manueller Aufwand, keine Fehler.

🗂

Vorgangsbasierte Ablage

Dokumente gehören zum Vorgang — nicht in einen Ordner. Jede Akte ist vollständig, nachvollziehbar und sofort auffindbar.

⚙

Integrierte Workflow Engine

Genehmigungen, Freigaben und Eskalationen laufen automatisch — ohne externe Tools, direkt in SharePoint.

🔒

Intelligente Zugriffsrechte

Zugriffsrechte werden pro Akte, pro Mandant und pro Rolle automatisch vergeben — ohne manuelle SharePoint-Berechtigungsverwaltung.

🏢

Mandantenfähig

Mehrere Unternehmen, Werke oder Standorte in einer Installation — mit strikter Datentrennung und individuellen Zugriffsrechten.

✅

GoBD-konforme Archivierung

Revisionsfeste, unveränderbare Ablage in SharePoint Online — bereit für Steuerprüfungen, Audits und gesetzliche Anforderungen.

IHR NUTZEN

Was Sie konkret gewinnen

Shareflex Documents bringt messbaren Nutzen — für Ihre Mitarbeitenden, Ihre Compliance-Abteilung und Ihre IT.

01

Schluss mit dem Ordnerchaos

Dokumente liegen nicht mehr in willkürlichen Ordnern — sie gehören zum Vorgang. Jede Akte ist vollständig, jedes Dokument ist sofort auffindbar — ohne Suchaufwand, ohne Frustration.

02

Akten automatisch — kein manueller Aufwand

Neue Akten werden automatisch aus Ihren führenden Systemen angelegt — CRM, ERP, HR. Kein manuelles Erstellen, kein Vergessen, keine Inkonsistenz zwischen System und Akte.

03

Compliance ohne Mehraufwand

Revisionsfeste Archivierung, vollständiger Audit-Trail, GoBD-konforme Ablage — alles automatisch. Steuerprüfungen und interne Audits werden zum Routinevorgang.

04

Neue Mitarbeitende sofort produktiv

Die Aktenstruktur ist einheitlich und selbsterklärend. Neue Mitarbeitende finden alle Unterlagen sofort — ohne Einarbeitung in komplexe Ordnerhierarchien.

05

Workflows automatisch — keine E-Mail-Flut

Genehmigungen und Freigaben laufen automatisch über definierte Workflows — keine E-Mails, kein manuelles Nachverfolgen, keine vergessenen Genehmigungen.

06

Investitionsschutz — SharePoint als Basis

Shareflex Documents läuft vollständig auf Microsoft SharePoint — keine externe DMS-Infrastruktur, keine proprietären Systeme. Sie nutzen was Sie bereits haben — intelligent ergänzt.

FUNKTIONEN

Was Shareflex Documents kann

Shareflex Documents ist eine maßgeschneiderte SaaS-Lösung für Vorgangs- und Dokumentenmanagement — benutzerfreundlich, intuitiv und vollständig in Ihre Microsoft-365-Strategie integriert.

🖥

Cockpit & Oberfläche

Der Einstieg in Shareflex Documents erfolgt über das Cockpit — alle Vorgänge, Dokumente, Wiedervorlagen und Workflows auf einen Blick. Individuell anpassbar, benutzerfreundlich und ohne umfangreiche Schulungen bedienbar.

✓Vorkonfigurierte Akten- und Dokumentarten sofort einsetzbar

✓Multi-Format-Viewer für über 300 Formate

✓Favoriten, Suchfilter & persönlicher Bereich

✓Konfiguration über Formulareditor (No-Code)

📁

Digitale Akten & Vorgänge

Shareflex bildet digitale Container, in denen vorgangsbezogen alle Dokumente, E-Mails, Wiedervorlagen und Workflows abgelegt werden. Aktenstrukturen sind flach oder mehrstufig möglich — für eine 360°-Sicht auf alle Vorgänge.

✓Manuelle & automatische Aktenanlage (ERP/CRM)

✓360°-Navigation über Strukturansicht

✓Metadaten-Vererbung von Akte auf Dokument

✓Verlinkung von Akten, Dokumenten & Vorgängen

📄

Dokumentenmanagement

Dokumente können per Upload, Drag & Drop, aus Outlook oder automatisch aus ERP/CRM-Systemen abgelegt werden. Microsoft Office-Dokumente können direkt in Shareflex bearbeitet werden — gemeinsames Arbeiten inklusive.

✓Versionierung & Wiederherstellung vorheriger Versionen

✓Kombinierte Metadaten- & Volltextsuche

✓Aufgaben- und Wiedervorlagefunktion

✓Excel-Export von Trefferlisten

🔗

ERP/CRM-Integration

Shareflex Documents integriert sich nahtlos in führende ERP- und CRM-Systeme. Wird im ERP ein neuer Vorgang angelegt, erstellt Shareflex automatisch die passende Vorgangsakte — inklusive revisionsfester Belegarchivierung.

✓Dynamics 365 Finance, SCM, Business Central

✓SAP R/3, S/4HANA, Business ByDesign

✓Stammdatenabgleich mit Drittsystemen

✓Offene Architektur — weitere Systeme möglich

⚙

Prozesse & Workflows

Mit Shareflex Flow steht eine integrierte Workflow-Engine zur Verfügung — für Freigabe-, Genehmigungs- und Prüfworkflows direkt auf Vorgängen oder einzelnen Dokumenten. Mehrstufig, flexibel und grafisch konfigurierbar.

✓Regelbasierte & Ad-hoc-Workflows

✓Postkörbe, Delegieren, Stellvertreter-Regelungen

✓Digitale Signatur (DocuSign, Adobe Sign)

✓Zusammenarbeit mit Power Automate

🤖

KI & Archivierung

Das Shareflex AI Studio ermöglicht KI-gestützte Dokumentenklassifizierung, automatische Metadaten-Extraktion per LLM und intelligente Zuordnung zu Vorgangsakten. Alle Daten bleiben im Microsoft 365 Tenant des Kunden.

✓Azure OpenAI / ChatGPT-Integration

✓Automatische Zusammenfassung & Übersetzung

✓GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung

✓Konfiguration über Microsoft Purview

DIE LÖSUNG IM DETAIL

Typische Aktentypen mit Shareflex Documents

Shareflex Documents ist flexibel einsetzbar — für alle dokumentzentrischen Geschäftsprozesse, die heute noch in Ordnern oder gar auf Papier abgebildet werden.

KUNDEN & LIEFERANTEN

Geschäftspartnerakte — vollständig & automatisch

Für jeden Kunden und jeden Lieferanten wird automatisch eine strukturierte Akte angelegt — direkt aus CRM oder ERP. Alle Angebote, Aufträge, Rechnungen, Verträge und Korrespondenz sind am richtigen Ort — ohne manuelle Ablage.

Kundenakten mit allen Angeboten, Aufträgen & Rechnungen
Lieferantenakten mit Bestellungen & Lieferscheinen
Automatische Anlage aus CRM/ERP-Stammdaten
Zugriffsrechte pro Geschäftspartner & Rolle

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PROJEKTE & AUFTRÄGE

Projektakte — alle Unterlagen am richtigen Ort

Für jedes Projekt wird automatisch eine vollständige Projektakte angelegt — mit allen relevanten Dokumenten, Plänen, Protokollen und Entscheidungen. Der Projektleiter und alle Beteiligten finden alles sofort — auch nach Jahren.

Automatische Anlage aus Projektverwaltungssystem
Pläne, Protokolle, Korrespondenz, Genehmigungen
Zugriffsrechte pro Projektrolle
Versionierung & Revisionssicherheit
Automatische Archivierung bei Projektabschluss

PROZESSABLAUF

So funktioniert digitales Aktenmanagement

Von der automatischen Aktenanlage bis zur revisionsfesten Archivierung — vollständig automatisiert.

1

Auslöser

Neuer Datensatz in führendem System (CRM, ERP, HR)

2

Aktenanlage

Shareflex legt automatisch strukturierte Akte in SharePoint an

3

Berechtigungen

Zugriffsrechte werden automatisch gesetzt

4

Nutzung

Dokumente werden am Vorgang abgelegt & Workflows laufen

5

Lifecycle

Automatische Überwachung & Aufbewahrungsfristen

6

Archivierung

GoBD-konforme revisionsfeste Archivierung

Bereit für digitales Aktenmanagement?

Sehen Sie Shareflex Documents in einer kostenlosen Demo — wir zeigen Ihnen wie es für Ihre Aktentypen aussieht.

Keine Verpflichtung, keine Installation, kein Aufwand Ihrerseits.

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