Die Eigenschaft von Microsoft Teams Projekten ist es, dass diese einen Anfang und ein Ende haben.
Aber was macht man mit den Dokumenten nach dem das Team sein End-of-Live erreicht hat?
Ein Kundenbeispiel: Die Rekrutierungsakte eines neuen Mitarbeiters oder Jobangebotes wird nach Abschluss automatisiert in die entsprechende Personalakte (HR) transferiert. Die Rekrutierungsakte ist als Team erstellt worden und verfügt über Zusammenarbeitsfunktionen. Die Personalakte ist als Langzeitarchivablage definiert und besitzt keine Kollaborationsfunktionen mehr.
Wie ist der Archivierungsprozess definiert?
- Schritt 1: Zuerst werden bei der Erstellung des Projekt-Teams die Metadaten vergeben. In den Metadaten gibt es ein "Verlinkt zu" Attribut, welches den SharePoint Zielarbeitsraum bei Archivierung definiert.
- Schritt 2: Wird nach Abschluss der Rekrutierung nicht mehr an der Projektakte eine definierbare Zeit gearbeitet, wird das gesamte Team vollautomatisch archiviert. Dafür wird über einen Workflow die Archivierungsgenehmigung beim Ersteller oder Besitzer des Projektteams eingefordert.
- Schritt 3: Beim Archivierungsvorgang werden die Dokumente inklusive aller Versionen und Ordnerstruktur und inklusive aller Metadaten in den definierten Arbeitsbereich (Verlinkt zu) verschoben.
Mit diesem Prozess ist gewährleistet, dass alle Teams Projektakten in unserem Beispiel z.B. alle Rekrutierungsakten im Personalmanagement auch gesammelt in der Personalakte archiviert werden.
Der Prozess ist vollautomatisch.
