Microsoft Teams gehört heute mit mehr als 320 Millionen Nutzern mit Abstand zur beliebtesten Plattform für betriebliche Kommunikation und Zusammenarbeit. Microsoft Teams hat ein ausgeklügeltes Gästmanagement, welches es erlaubt externe Geschäftspartner direkt als Mitglied in die Teams Arbeitsbereiche zu nehmen. Ein Gast Benutzer hat in Punkten Zugriff die gleichen Berechtigungen wie ein internes Mitglied der Organisation und kann also Microsoft Teams mit all seinen Funktionen für die Zusammenarbeit vollumfänglich nutzen.
Warum jetzt noch einen Portalzugang für externe Geschäftspartner schaffen, wenn es doch das Gästemanagement im Microsoft Teams gibt?
Rollen basierter Zugriff: Das Microsoft Teams Gästemanagement ist etwas High-Level definiert. Wie gesagt, es macht einen externen Partner zum vollwärtigen Mitglied. Es gibt aber Anwendungsfälle wo dies nicht gewollt ist, z.B. dort wo externe Geschäftspartner über ein Rollenmanagement kontrollierten Zugriff auf bestimmte Ressourcen im Teamarbeitsbereich bekommen sollen. Das kann Microsoft Teams im standard leider nicht umsetzen.
Nutzung von Microsoft Teams Ressourcen für Business to Business (B2B) Portale: B2B Portale schaffen als geschlossene Kommunikationsplattformen eine Schnittstelle zu internen Systemen und stellen externen Geschäftspartnern alle benötigten Informationen zur Verfügung, ohne dabei andere sensible Daten preiszugeben. Kunden gelangen so schneller und einfacher an Informationen. Diese B2B Portale nutzen dabei das Microsoft Teams als Hybride Plattform und ermöglichen somit nicht nur eine Prozessintegration sondern vorallem auch eine Infrastrukturintegration. Dies ist vorallem von Vorteil für Kunden die ohnehin schon die Microsoft 365 Plattform lizenziert haben.
Notwendige Technische Infrastruktur: Die Kommunikation von Mitarbeitern mit externen Geschäftspartnern ist entscheidend für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts. In den seltensten Fällen besitzen aber alle Beteiligten dieselbe technische Infrastruktur. Z.B. haben nicht alle Microsoft Teams installiert, was eine Voraussetzung für die Zusammenarbeit mit Microsoft Teams basierenden Projektarbeitsräumen darstellt. Deshalb findet die Kommunikation häufig via E-Mail statt, inklusive aller damit verbundenen Probleme hinsichtlich Struktur, Effizienz, Sicherheit und Compliance. Mit Portalen auf Basis von Microsoft Teams werden demgegenüber alle Geschäftspartner völlig unabhängig von der genutzten Software in einem gemeinsamen Datenpool vereint. Das einzige was der externe Geschäftspartner dazu benötigt ist ein Login zum Microsoft Teams Portal und einen Browser.
Einfaches Beispiel Dokumentenaustauschplattform
In Microsoft Teams haben Sie verschiedene standard Kanäle definiert und wollen nun bestimmte Ordnerstrukturen mit Dateien gezielt mittels einem dedizierten Rollenkonzept an externe Geschäftspartner zum Dokumentenaustausch freigeben. Sowas lässt sich mit Standard Microsoft Teams und dem Gästemanagement leider nicht umsetzen. Wir verwenden auf den Microsoft Teams Arbeitsbereich einen Portallogin, wo wir den Geschäftspartner einer Zugriffsrolle zuweisen können, z.B. Bauherr, Architekt, Freigeber, etc... Auf Ordner Basis können wir dann die Rolle z.B. Bauherr dem Ordner zuweisen und alle Mitglieder der Rolle Bauherr haben dann den definierten Zugriff und sehen nur Ordner und Dokumente auf die Sie auch berechtigt sind.
Das nachfolgende Bild zeigt die Sichtweise eines internen Mitgliedes auf den Teams Arbeitsbereich und diese Person sieht alle Inhalte, da Sie ein vollwärtiges Teammitglied ist und Sie kann gewohnt mit Microsoft Teams und allen Funktionen arbeiten.
Das nachfolgende Bild zeigt den selben Microsoft Teams Arbeitsbereich, dieses Mal aber über das Portal geöffnet mit einem externen Geschäftspartner Login der, der Rolle "Bauherr" zugeordnet ist und Mitglieder dieser Rolle haben nur auf ausgewählte Kanäle und Ordnerstrukturen Zugriff.
Fazit
Die Zusammenarbeit, in diesem Falle für den Dokumentenaustausch auf einem bestehenden Microsoft Teams Arbeitsbereich, kann für externe Geschäftspartner Rollenbasierend erfolgen und vereinfacht den Zugriff auf die notwendigsten Funktionen. Intern können Mitglieder vom Team ganz normal arbeiten.
