1. Architektur & Datenhaltung
d.velop documents for Microsoft 365 Alle Metadaten und Dokumente werden in einer Microsoft 365 SharePoint-Website des Kunden gespeichert, die im Microsoft 365-Mandanten des Kunden liegt. Anwender arbeiten mit einer bereitgestellten Anwendungsoberfläche, während der SharePoint als Daten-Repository dient. Technisch gesehen wird eine kleine App im SharePoint App Store eingerichtet, die wenige Zeilen Code enthält und im Wesentlichen dazu dient, weitere Programmlogik in Form von Azure Services nachzuladen – diese Azure Services betreibt d.velop für alle Kunden zentral. Die Integration ist dabei minimalinvasiv, was bedeutet, dass Microsoft-Updates innerhalb der SharePoint-Umgebung die Lauffähigkeit der d.velop-Lösung nicht beeinflussen.
Shareflex Documents (Portal Systems) Shareflex SaaS basiert, genau wie Microsoft 365, ausschließlich auf der Microsoft Azure Plattform. Alle mit den Shareflex-Lösungen erfassten Daten und Dokumente werden grundsätzlich im Microsoft-365-Tenant des Unternehmens gespeichert. Um Shareflex zu nutzen, muss man lediglich die „Shareflex App" in der Microsoft-365-Umgebung registrieren.
MetaShare ist eine App, die in Azure als Enterprise App installiert wird und SharePoint's leistungsstarke Suchmaschine nutzt, dabei aber Features hinzufügt, die die SharePoint-Oberfläche erheblich verbessern und vereinfachen. MetaShare ersetzt SharePoint nicht, sondern installiert sich als Shell auf Microsoft 365 und SharePoint.
2. Kernfunktionen & Stärken
d.velop Die Lösung bietet ECM-Funktionen wie Aktenstrukturen, Workflows und revisionssichere Archivierung als Erweiterung von SharePoint. Besonders stark ist d.velop bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen, digitalem Vertragsmanagement und der automatischen Klassifizierung von Dokumenten mit Metadaten sowie der intelligenten, strukturierten Suche auf Metadaten-Basis. Hinzu kommt eine breite ERP-/CRM-Integration (SAP, Dynamics 365 etc.).
Shareflex Documents Die Shareflex-Produktsuite liefert Lösungen für dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse. Die Lösungen zeichnen sich durch vorgefertigte Benutzeroberflächen, Logiken und Prozesse aus und können an die individuellen fachlichen Gegebenheiten verschiedener Unternehmensbereiche angepasst werden. Über den SharePoint-Standard hinaus bietet Shareflex weitere DMS-Funktionen, darunter das Verlinken von Akten und Dokumenten, das Kopieren und Verschieben sowie die Wiedervorlage-Funktion für Akten und Dokumente.
MetaShare setzt stark auf einen metadata-zentrischen Ansatz: Dokumente werden beim Erstellen oder Hochladen mit verschiedenen Metadaten getaggt. MetaShare hilft dem Nutzer beim Finden durch Suche und Filterung – so findet man etwa alle Verträge zu einem bestimmten Kunden schnell über entsprechende Metadaten-Filter.
