1. Metadaten-Anwendung auf alle Arbeitsbereiche
Problem: Standardmäßig sind geschäftsrelevante Metadaten in M365 oft gar nicht definiert, sodass man diese nicht nutzen kann oder es ist mit grossem Aufwand verbunden diese zu definieren und anzuwenden.
Lösung: Einheitliche Metadatenstruktur für alle Arbeitsräume, um globale Suche und ein zentrales Arbeitsraumverzeichnis zu ermöglichen.
Umsetzung: Bei der Teams- oder Arbeitsbereicherstellung werden Metadaten vergeben, welche dann automatisiert auf Dokumente vererbt werden. Dadurch bekommt man ein Arbeitsbereichs- und ein globales Dokumentenverzeichnis.
2. Metadaten-Vererbung
Problem: Dokumente verlieren Kontext, wenn Metadaten nicht automatisch übernommen werden.
Lösung: Automatische Vererbung von Metadaten aus dem Arbeitsbereich auf Dokumente, damit globale Suche funktioniert.
Umsetzung: Identische Metadaten welche sich auf Arbeitsbereichebene (Deckblatt) und auf Dokumentenebene befinden, werden automatisch vererbt.
3. Archivierung von Arbeitsbereichen und Dokumenten
Problem: Standardarchivierung ist komplex und nicht immer Compliance-sicher.
Lösung: Einfache Archivierungsprozesse für ganze Teams, Projekte oder einzelne Dokumente – inkl. gesetzeskonformer Aufbewahrung.
Umsetzung: Mit MetaShare Orbit sind wir in der Lage die Dokumente ganzer Teams in gesetzeskonform definierte Arbeitsbereiche zu archivieren. Z.B. Ein IT-Projekt wird nach Abschluss in den IT Abteilungsbereich archiviert.
4. Einfaches Vertaggen
Problem: Tagging ist in SharePoint umständlich und wenig intuitiv.
Lösung: Benutzerfreundliche Oberfläche für schnelles Tagging und Klassifizierung.
5. KI-Anwendungsbeispiele
Problem: M365 bietet zwar KI-Funktionen, aber keine intelligente Dokumentenklassifizierung oder Automatisierung.
Lösung: KI-gestützte Vorschläge für Metadaten, automatische Klassifizierung und intelligente Suche.
