Die Aktenplanstruktur ist eigentlich frei definierbar. Wir haben aber einen "Best Practice" Ansatz umgesetzt, welcher in den häufigsten Fällen funktioniert. 

Wir sind in der Lage die Aktenplanstruktur über mehrere Firmen (Mandanten) in kurzer Zeit zu erstellen und umzusetzen.

Der Kundenaktenplan beinhaltet die Strukturgruppen:

• Sales / Verkauf
• Dispatching / Versand
• Service
• Teams

Unter den Gruppen findet man die entsprechenden Microsoft Dynamics 365 Vorgänge wieder. Z.B. <Sales Order> Vorgänge unter der Gruppe <Sales>. 

Teams ist eine spezielle Gruppe und gibt die Inhalte eines unter dem Kunden erstelltes und archiviertes Microsoft Team wieder.

Die Register bieten ein schöne und effiziente Möglichkeit rasch Vorgänge zu öffnen.

Die Trefferlisten entsprechen der SharePoint Ansichten. Hier können die Dokumente einfach gefiltert, gesucht und sortiert werden. 

Die Trefferlisten zeigen alle Dokumente an, unabhängig von definierten Ordnerstrukturen und Unterstrukturen.

Vorgänge sind immer abhängig von einem Stammdatensatz z.B. Kunde => Sales Order. 

Die Vorgänge korrespondieren immer mit den Masterdata eines führenden Systems, z.B. zum Verkaufsvorgang im ERP System oder zu einem Servicevorgang im ServiceNow.

Die Vorgänge und deren Dokumente lassen sich direkt im führenden System z.B. Microsoft Dynamics 365 anzeigen.

Ein separates Suchen nach Dokumenten ist nicht mehr notwendig.

Der Navigationspfad (Breadcrump) dient dazu zu wissen, wo man sich im Aktenplan gerade befindet und zur aufwärts Navigation.

Mit der Dokumentenvorschau bietet der Aktenplan mehr als nur eine Vorschau auf das Dokument. Es ermöglicht das "Durchblättern" durch die Trefferliste von Dokumenten. So wie in einem physischen Ordner, wenn man Dokumente durchblättert.

Über die Volltextsuche kann rasch über alle Kunden und Vorgänge, sowie Dokumente und deren Inhalte gesucht werden.

Z.b. das Verzweigen in einen anderen Sales Order Vorgang eines anderen Kunden, indem man einfach nur die Sales Order Nummer eingibt.