Jeder weiss, dass das Menschliche Gehirn gleichzeitig nicht mehr als 7 Dinge verarbeiten kann. D.h. hat man z.B. 10 offene Projekte gleichzeitig, fängt man schon an zu suchen. Hat man aber hunderte oder sogar tausende Projektablagen kann der Anwender unmöglich effizient eine Projektablage finden, nur mittels dem Titel des Projektes. Ein Standard Microsoft Teams Workspace besitzt keine Metadaten und die Dokumente darin wissen nichts vom Team Workspace. Es hat nur einen Titel und Berechtigungen. Das Chaos ist vorprogrammiert.

Projekte benötigen aber beschreibende Metadaten z.B. Business Unit, Business Process, Projecttyp, etc... und ein Projektverzeichnis mit einfachen Such und Filtermöglichkeiten. Zudem benötigt man eigentlich diese Informationen auch aus regulatorischen Gründen, indem man jederzeit nachvollziehen kann zu welcher Firma, welchem Prozess die Projektablagen einmal gehörten. Das gilt auch dann, wenn die Projekte und Dokumente gesetzeskonform archiviert worden sind.

Mit MetaShare bekommt jeder Workspace oder auch Teams beim Erstellungsprozess  beschreibende Metadaten und diese Metadaten werden automatisch auf jedes Dokument vererbt. D.h. jedes Dokument weiss ganz genau zu welcher Firma, welchen Prozess, welchem Projekt, etc... es gehört und es lässt sich so ein Dokumentenverzeichnis aufbauen, indem man auch in der Lage ist sogenannte "Buttom-Up" Suchen abzusetzen. D.h. Ich suche ein Dokument und finde das dazugehörende Projekt und die umliegenden Dokumente zum Dokumentkontext. Die Suche ist unabhängig davon wieviele Projekte oder Dokumente es in der Unternehmung gibt. Mit 3 Klicks ist man praktisch immer beim gesuchten Objekt.