In produzierenden Betrieben entsteht täglich eine enorme Menge an Dokumenten.

Konstruktionszeichnungen. Prüfprotokolle. Lieferantenverträge. Qualitätsnachweise. Auditunterlagen. Wartungsberichte. Rezepturen. Freigabedokumente.

Viele davon sind gesetzlich aufbewahrungspflichtig — manche 10 Jahre, manche 30, manche dauerhaft. Manche müssen auf Anfrage innerhalb von Stunden auffindbar sein. Und manche dürfen nach Ablauf der Frist schlicht nicht mehr existieren — aus Datenschutzgründen, aus Haftungsgründen, aus internen Vorgaben.

Die meisten Unternehmen, die ich treffe, haben Microsoft 365 eingeführt. Teams läuft. SharePoint ist aktiv. Dokumente werden erstellt, geteilt, bearbeitet.

Aber auf die Frage «Wie stellt ihr sicher, dass das richtige Dokument zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist — und das falsche rechtzeitig weg?» kommt meistens eine Pause.

Das eigentliche Problem: M365 ist grossartig für Zusammenarbeit — aber nicht für Records

Microsoft 365 ist als Kollaborationsplattform gebaut. Das ist seine Stärke. Aber genau deshalb hat es eine strukturelle Schwäche, die in produzierenden Betrieben besonders schmerzt:

Es gibt keinen nativen Mechanismus, der sicherstellt, dass ein Dokument — unabhängig davon, wo es liegt — nach definierten fachlichen Kriterien behandelt wird.

Was das in der Praxis bedeutet:

• Eine Zeichnung aus einem abgeschlossenen Projekt liegt noch in einem aktiven Team — weil niemand weiss, dass das Projekt beendet ist
• Ein Qualitätsnachweis, der 15 Jahre aufbewahrt werden muss, wurde versehentlich gelöscht — weil die Aufbewahrungsregel nicht am Dokument hing, sondern an einer Policy, die niemand kannte
• Ein Auditteam sucht nach Freigabedokumenten aus 2019 — und findet sie irgendwo in drei verschiedenen SharePoint-Sites verteilt
• Datenschutz-relevante Unterlagen müssten längst gelöscht sein — aber niemand wollte das Risiko eingehen, etwas Falsches zu löschen

Das ist keine Frage von Disziplin. Das ist eine Architekturfrage.

Drei Probleme, die zusammen gelöst werden müssen

Problem 1: Workspace-Wildwuchs

In einer typischen M365-Umgebung eines mittelgrossen Industriebetriebs entstehen pro Jahr Dutzende neuer Teams und SharePoint-Sites — für Projekte, Produkte, Audits, Lieferanten, Abteilungen. Viele davon werden nie offiziell beendet. Sie existieren einfach weiter, halb leer, halb vergessen, mit Dokumenten, die niemand mehr einordnen kann.

Was fehlt: Eine Governance-Struktur, die beim Erstellen eines Workspace bereits definiert, was dieser Workspace ist, wer verantwortlich ist — und wann und wie er endet.

Problem 2: Dokumente ohne fachliche Klassifikation

Ein Dokument, das nur durch seinen Speicherort definiert wird, ist in einer dynamischen M365-Umgebung nicht steuerbar. Ordner werden umbenannt. Sites werden umgebaut. Dokumente werden verschoben. Was bleibt, ist ein Dateiname — und die Hoffnung, dass jemand noch weiss, was dahintersteckt.

Was fehlt: Eine zentrale, fachlich gepflegte Metadatenstruktur, die einem Dokument seine Bedeutung gibt — unabhängig davon, wo es physisch liegt. Ein Qualitätsnachweis ist ein Qualitätsnachweis, egal ob er in Teams-Kanal A oder SharePoint-Site B gespeichert ist.

Problem 3: Aussonderung passiert nicht — oder falsch

Die meisten Betriebe haben Aufbewahrungsfristen irgendwo dokumentiert. In einem Aktenplan, einer Excel-Tabelle, einem QM-Handbuch. Aber zwischen dieser Dokumentation und der tatsächlichen Durchsetzung klafft eine riesige Lücke.

Dokumente, die gelöscht werden müssten, bleiben. Dokumente, die aufbewahrt werden müssten, verschwinden. Und wenn ein Auditor nachfragt, beginnt die manuelle Suche.

Was fehlt: Ein automatisierter, protokollierter Prozess, der Dokumente auf Basis ihrer fachlichen Klassifikation identifiziert, in definierte Zielbereiche verschiebt und jede Aktion nachvollziehbar dokumentiert.

Wie eine durchgehende Lösung aussieht

Ich arbeite mit einer Kombination aus drei spezialisierten Lösungen, die genau diese drei Probleme adressieren — als ergänzende Schicht über Microsoft 365, nicht als Ersatz:

Orchestry übernimmt die Workspace-Governance: Jeder neue Arbeitsbereich wird aus einem Template provisioniert, das bereits Lifecycle-Policies, Verantwortlichkeiten und Klassifikationsregeln enthält, sowie Metadaten. Kein Workspace ohne Governance — von Anfang an. Inaktive Workspaces werden automatisch zur Archivierung vorgeschlagen, bestätigt durch die verantwortlichen Eigentümer.

MetaShare bringt das eigentliche Document Management: Dokumente werden beim Erstellen oder Hochladen mit fachlichen Metadaten klassifiziert — Dokumenttyp, Keywords, Prozess, Produkt, Aufbewahrungsklasse. Die Klassifizierung und Kategorisierung (Metadaten) des Arbeitsbereiches (Team oder SharePoint Seite) werden dabei automatisch auf die darin liegenden Dokumente vererbt. Eine zentrale Suche findet jedes Dokument über alle Arbeitsbereiche hinweg, unabhängig vom Speicherort.

MetaShare Orbit schliesst den Kreis: Auf Basis der fachlichen Metadaten identifiziert Orbit automatisch täglich Dokumente, die archiviert oder ausgesondert werden müssen — und verschiebt sie in definierte, gesetzeskonforme Zielbereiche. Jede Aktion wird protokolliert. Der Prozess läuft ohne manuellen Eingriff.

Das Ergebnis ist keine neue Infrastruktur. Es ist eine durchgehende Records-Governance-Architektur auf der bestehenden M365-Plattform — vom ersten Tag eines Projekts bis zur rechtssicheren Aussonderung der letzten Unterlage.

Was das konkret bedeutet

• Qualitätsnachweise, Prüfprotokolle und Freigabedokumente sind jederzeit auffindbar — auch Jahre später, auch wenn die ursprüngliche Projektstruktur längst umgebaut wurde
• Aufbewahrungsfristen werden automatisch durchgesetzt — ohne dass jemand eine Excel-Liste pflegen muss
• Datenschutz-relevante Unterlagen werden fristgerecht gelöscht — nachvollziehbar und protokolliert
• Audits werden zur Routineaufgabe statt zur Krisensituation
• IT wird entlastet, weil Governance nicht mehr manuell nachgezogen werden muss

Das Schaubild zeigt die drei Ebenen als aufeinander aufbauenden Stack — mit klarer Logik von oben nach unten:

Ebene 1 (Orchestry) — Governance beginnt beim Erstellen des Workspace, nicht nachträglich.

Ebene 2 (MetaShare) — Dokumente bekommen fachliche Bedeutung durch Metadaten und Metadatenvererbung, unabhängig vom Speicherort.

Ebene 3 (Orbit) — Die Klassifikation löst automatisch die richtigen Massnahmen aus.