1. Automatische Klassifizierung von Dokumenten

• Problem: Nutzer laden Dateien hoch, aber vergessen Metadaten.
• KI-Lösung: Mit Microsoft Syntex oder Azure AI wird der Inhalt analysiert und automatisch Metadaten wie Dokumenttyp, Projektnummer oder Kunde vergeben.
• Beispiel: Ein Vertrag wird hochgeladen → KI erkennt „Vertrag“ + „Laufzeit“ → Dokument wird automatisch in der richtigen Bibliothek abgelegt.

2. OCR für gescannte PDFs

• Problem: Rechnungen oder Pläne liegen als Bild-PDF vor und sind nicht durchsuchbar.
• KI-Lösung: OCR liest Text aus dem PDF und speichert ihn als durchsuchbaren Inhalt in SharePoint.
• Beispiel: Eine gescannte Rechnung wird hochgeladen → KI extrahiert Rechnungsnummer, Betrag, Datum → startet Genehmigungsworkflow in Power Automate.

3. Automatisierte Workflows mit KI-Trigger

• Problem: Prozesse starten manuell und kosten Zeit.
• KI-Lösung: KI erkennt den Dokumenttyp und stößt automatisch den passenden Workflow an.
• Beispiel: Ein „Angebot“ wird erkannt → KI startet Freigabeprozess → Benachrichtigung an Vertrieb.

4. Intelligente Suche mit Copilot

• Problem: Nutzer verschwenden Zeit bei der Suche.
• KI-Lösung: Microsoft 365 Copilot versteht natürliche Sprache: „Zeig mir die letzte Projektpräsentation für Kunde X“ → KI durchsucht SharePoint und liefert das richtige Dokument. Aber aufgepasst KI kann keine strukturierten Suchen mit entsprechenden Trefferlisten erzeugen.

5. Zusammenfassungen & Übersetzungen

• Problem: Lange Dokumente verzögern Entscheidungen.
• KI-Lösung: KI erstellt eine Zusammenfassung oder übersetzt Dokumente direkt in SharePoint.
• Beispiel: Ein 50-seitiger Bericht wird hochgeladen → KI erstellt eine 1-seitige Zusammenfassung für das Management.

6. Compliance & Risikoanalyse

• Problem: Sensible Daten werden übersehen.
• KI-Lösung: KI prüft Inhalte auf DSGVO-relevante Daten oder vertrauliche Informationen und warnt.
• Beispiel: Ein Dokument enthält personenbezogene Daten → KI markiert es als „sensibel“ und schränkt die Freigabe ein.

7. Automatische Erkennung von Vertragsinhalten

• Problem: Verträge auf Richtigkeit prüfen
• KI-Lösung: KI liest den Vertrag und identifiziert wichtige Elemente wie: Vertragsparteien Laufzeit, Kündigungsfristen, Beträge und Zahlungsbedingungen und prüft den Inhalt auch gegenüber von Gesetzen und Vorschriften.
• Beispiel: Beim speichern eines Vertrages werden Laufzeiten, Kündigungsfristen etc. automatisch erfasst und im Vertragsmanagement eingepflegt. Zusätzlich kann ein Vertrag auch auf Vollständigkeit und Richtigkeit gegenüber Gesetzen und Vorschriften geprüft werden.

8. Intelligente Suche für interne Richtlinien und Abläufe

• Problem: Mitarbeiter suchen Antworten auf konkrete Fragen, z. B. „Wird der neue Helm bezahlt?“ – bisher müssen sie sich durch mehrere Dokumente und Reglemente klicken.
• KI-Lösung: KI versteht die natürliche Sprache der Anfrage, durchsucht alle relevanten Richtlinien, Reglemente und Prozessdokumente und liefert eine präzise Antwort. Zusätzlich zeigt sie den Kontext: Wo steht die Regel und wie ist der Ablauf für die Bestellung.
• Beispiel: Ein Mitarbeiter fragt im Suchfeld oder per Chat: „Wird der neue Helm bezahlt?“ → KI antwortet: „Ja, laut Sicherheitsreglement Abschnitt 4.2 wird die Anschaffung von Helmen übernommen. Der interne Bestellprozess erfolgt über das Formular ‚PSA-Bestellung‘ im Intranet. Genehmigung durch den Vorgesetzten ist erforderlich.“ Optional: KI verlinkt direkt zum Reglement und zum Bestellformular.

9. Automatische Prüfung von gelenkten QM-Dokumenten

• Problem: Sicherstellen, dass Arbeitsanweisungen, Prüfanweisungen und andere gelenkte Dokumente vollständig, aktuell und normkonform sind.
• KI-Lösung: KI analysiert das Dokument und erkennt wichtige Elemente wie Versionsnummer, Freigabestatus, Verantwortliche und prüft den Inhalt gegenüber ISO-Normen oder internen Richtlinien. Zusätzlich kann KI fehlende Pflichtangaben oder veraltete Inhalte identifizieren.
• Beispiel: Beim Speichern einer Arbeitsanweisung werden automatisch Metadaten wie Versionsnummer und Freigabestatus erfasst. KI prüft, ob alle erforderlichen Felder vorhanden sind und ob das Dokument den Vorgaben der ISO 9001 entspricht. Bei Abweichungen wird ein Hinweis ausgegeben oder ein Freigabeprozess gestartet.

10. Automatischer Inhaltsvergleich von Dokumenten

• Problem: Änderungen zwischen Versionen oder gegenüber einer Vorlage manuell zu prüfen, kostet Zeit und ist fehleranfällig.
• KI-Lösung: KI analysiert beide Dokumente semantisch, erkennt nicht nur Wortänderungen, sondern auch inhaltliche Unterschiede (z. B. geänderte Klauseln, fehlende Pflichtangaben). Sie kann zusätzlich prüfen, ob die neue Version noch den Unternehmensrichtlinien oder Normen entspricht.
• Beispiel: Ein neues Vertragsdokument wird hochgeladen → KI vergleicht es mit der letzten Version und meldet: „Abschnitt 4.2: Kündigungsfrist wurde von 3 auf 6 Monate geändert. Haftungsbegrenzung fehlt.“ Optional: KI erstellt eine Zusammenfassung der Änderungen und markiert kritische Punkte für die Freigabe.