Teamwork statt Datenfriedhof - Nutzen Sie die Power von Microsoft 365

In vielen Unternehmen herrscht das gleiche Bild: Dokumente werden in Microsoft 365 an unterschiedlichsten Orten abgelegt – in OneDrive, Teams, SharePoint oder Planner. Was auf den ersten Blick wie Flexibilität wirkt, entpuppt sich im Alltag oft als Chaos.

Die Folge: sogenannte „Dokumentenfriedhöfe“, in denen wichtige Informationen zwar existieren, aber kaum mehr auffindbar sind.

Der Grund liegt im Standardverhalten von Microsoft 365: Dokumente werden in SharePoint-Webseiten gespeichert, jedoch ohne zentrale Übersicht, ohne Metadaten und ohne einheitliche Klassifizierung. Die Suche nach einem bestimmten Dokument wird so zur Geduldsprobe – besonders, wenn man nicht mehr weiß, in welchem Team, Kanal, Ordner oder SharePoint Webseite es abgelegt wurde.

MetaShare setzt genau hier an. Die App nutzt die bestehenden Microsoft-365-Dienste und schafft ein zentrales Cockpit für alle Dokumente. Durch intelligente Metadatenvererbung, strukturierte Klassifizierung und ein durchdachtes Dashboard wird das Suchen und Finden von Dokumenten über Arbeitsräume, Kanäle und Ordner hinweg zum Kinderspiel.

MetaShare speichert keine eigenen Daten, sondern greift auf die SharePoint-Inhalte zu – sicher, skalierbar und vollständig in Microsoft 365 integriert. Damit wird nicht nur die Übersichtlichkeit verbessert, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie Archivierung und Nachvollziehbarkeit unterstützt.

Wer also genug hat von unauffindbaren Dateien und ineffizientem Dokumentenchaos, findet in MetaShare eine elegante Lösung – und verabschiedet sich endgültig von den Dokumentenfriedhöfen in Microsoft 365.

So gelingt die Umsetzung mit MetaShare

Der Schlüssel zur Vermeidung von Dokumentenchaos liegt in der systematischen Klassifizierung aller digitalen Arbeitsbereiche – seien es Teams, SharePoint-Arbeitsbereiche oder andere Speicherorte in Microsoft 365. Jeder dieser Bereiche wird mit einheitlichen Metadaten versehen, die den Kontext, die Kategorie und den Zweck der Inhalte definieren.

Dank automatisierter Metadatenvererbung werden diese Klassifizierungen direkt auf die darin abgelegten Dokumente übertragen. Das bedeutet: Sobald ein Dokument in einem klassifizierten Bereich gespeichert wird, erhält es automatisch die passenden Metadaten – ganz ohne manuelles Tagging. Das hat auch regulatorische Vorteile z.B. beim Auditverfahren, denn ein Dokument weiss lebenslang von wo es herkommt, auch wenn es archiviert oder verschoben wurde.

Diese Struktur erlaubt den Aufbau eines zentralen Verzeichnisses, das alle Inhalte übergreifend sichtbar macht. Gleichzeitig ermöglicht die Metadatenvererbung eine Bottom-up-Suche: Man kann nicht nur von oben (Arbeitsbereich → Dokument) suchen, sondern auch vom Dokument aus zurück zum Speicherort navigieren (Dokument → Arbeitsbereich) – ein echter Gewinn für Transparenz und Effizienz.

Mit MetaShare wird diese Umsetzung nicht nur möglich, sondern auch intuitiv und skalierbar. So wird aus einem unübersichtlichen Dokumentendschungel eine klar strukturierte Informationslandschaft.

Hinweis: Wir können das oben erwähnte Verfahren auch auf bestehende Teams und SharePoint Ablagen anwenden und für Ordnung sorgen.