Sie verwenden Microsoft Teams, SharePoint Arbeitsräume und OneDrive um Dokumente abzulegen. Bei zunehmende Anzahl von Teams und Arbeitsräumen und Ordnerstrukturen im OneDrive wird es immer schwieriger den Überblick zu behalten und Dokumente rasch zu finden. Vor allem gilt dies für neue Mitglieder, welchen die Ablagestrukturen nicht geläufig sind.


Was Sie in der Standard Microsoft 365 Benutzeroberfläche nicht können, ist das strukturierte Suchen nach Dokumenten über Teams, Arbeitsräume und OneDrive hinweg.


SharePoint unterstützt das technisch aber sehr wohl, über die Microsoft Search Suchmaschine. Es fehlt einfach nur eine App, die das unterstützt. Wir nennen das die Einführung eines Zentralen Dokumentenmanagement für Microsoft 365, wo Anwender über alle Arbeitsräume Ihre Dokumente finden und bearbeiten können. Egal in welchem Team, oder SharePoint Webseite oder in welchem OneDrive Ordner diese Dokumente abgelegt sind. Sie suchen nach Metadaten und finden Ihre Dokumente im Handumdrehen. Das macht den Zugang zu Geschäftsrelevanten Dokumenten sehr einfach, spart Zeit und Nerven der Mitarbeiter und macht einfach Spass.

Im Standard Microsoft 365 Benutzerinterface kann man einem Microsoft Team oder SharePoint Arbeitsraum keine Metadaten zuteilen. Auch hier gilt, technisch kann das Microsoft schon. Es ist einfach nicht im Benutzerinterface implementiert. Mit der MetaShare App ist dies möglich.

Das nachstehende Beispiel zeigt ein Deckblatt für einen Liegenschaftsarbeitsraum. Die Attribute Gruppierung, Liegenschaft, Bewirtschafter Team, Zugewiesene Person sind benutzerdefinierte Metadatenfelder, nach denen der Arbeitsraum später einfach gefunden werden kann. Somit lässt sich ein Arbeitsraumverzeichnis aufbauen, welches Ihre Mitarbeiter dazu befähigt auch über tausende von Arbeitsräumen den Überblick zu behalten.

Bei der Arbeitsraum übergreifenden Suche nach Dokumenten ist das Dokumentenverzeichnis ein zentrales Instrument.

Weil wir Metadatenvererbung einsetzen, weiss jedes Dokument zu welchem Microsoft Team oder Arbeitsraum es gehört und ich kann auch nach diesen Begriffen suchen. Zudem hat dies auch regulatorische Vorteile. Denken Sie nur an ein Audit. Sie können jederzeit nachvollziehen aus welchem Geschäftsprozess das Dokument entstand und wohin es gehört.

Der Microsoft Search ist hoch skalierbar und enorm schnell. Die MetaShare App bringt keine neue Technologie, die irgendwann mal in Konkurrenz zum Microsoft 365 steht und abgelöst werden muss. MetaShare nutzt die bestehende Microsoft Technologie einfach optimal aus.

Ways ein schwedisches Unternehmen, hat MetaShare als eine SaaS-Lösung entwickelt, um die Dokumentenverwaltung in Microsoft 365 zu vereinfachen. Die Anwendung hilft Nutzern, Dokumente effizienter zu verwalten, indem sie eine intelligente Benutzeroberfläche bietet, die es einfacher macht, Dateien zu finden, Regeln und Vorschriften zu befolgen und Dokumente mit den richtigen Vorlagen und Metadaten zu erstellen.

Ein zentrales Dokumentenmanagement macht Sinn, damit Sie das Chaos für die Dokumentenablage und damit dem geschäftsrelevanten Wissen verhindern können. Ihre Mitarbeiter finden immer und in wenigen Klicks die entsprechende Information.

MetaShare hilft Ihnen auch bei der automatisierten Archivierung von Dokumenten und Arbeitsräumen. Z.B. lässt sich ein Projektarbeitsraum mit einem Abteilungsarbeitsraum verlinken und wenn das Projekt abgeschlossen ist, verschieben wir den Inhalt des Projektes automatisiert in den verlinkten Abteilungsarbeitsraum.

Mit MetaShare können Sie auch ein hybrides Ablagesystem einrichten. Eine hybride Ablage ermöglicht eine Ordnerablage verbunden oder erweitert mit einer Metadaten basierenden Ablage. D.h. Sie müssen nicht zwangsläufig auf Ordnerstrukturen verzichten. Sie werden sehr rasch die Vorteile der hybriden Ablage erkennen. Vor allem ermöglicht es ein Ablagesystem welches unterschiedliche Sichtweisen oder Generationen zusammen bringt.