In vielen Unternehmen existiert eine unsichtbare Barriere: Auf der einen Seite arbeiten Anwender im ERP-System (Dynamics 365 Finance & SCM) mit Bestellungen, Rechnungen und Geschäftsprozessen. Auf der anderen Seite liegt das zentrale Dokumentenmanagement in SharePoint, Teams oder OneDrive – oft unverbunden, inkonsistent und schwer auffindbar. Diese Trennung führt zu Medienbrüchen, Suchaufwand und Compliance-Risiken.

Die Lösung? Eine durchgängige Integration, die beide Welten nahtlos verbindet – ohne Kompromisse bei Benutzerfreundlichkeit, Governance oder technischer Zukunftssicherheit.

Herkömmliche Ansätze zur Anbindung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) an ERP-Systeme setzen meist auf Connectoren oder iFrame-Lösungen. Diese funktionieren technisch, bringen aber fundamentale Schwächen mit sich:

• Kontextbruch: Anwender müssen zwischen ERP und DMS-Oberfläche wechseln – das unterbricht den Workflow und kostet Zeit.
• Zwei Rechtesysteme: Berechtigungen müssen in beiden Systemen separat verwaltet werden – Fehlerquelle und administrativer Mehraufwand.
• Connector-Pflege: Abhängigkeit von Release-Zyklen beider Systeme. Updates können Integrationen brechen.
• Fehlende Automatisierung: Interne ERP-Dokumente (z.B. SSRS-Reports) werden oft manuell archiviert – ineffizient und fehleranfällig.

Der Kernpunkt: Klassische Integrationen behandeln ERP und DMS als getrennte Welten. Was fehlt, ist eine native, durchgängige Lösung, die beide Systeme organisch verbindet.

FlexxStore nutzt eine generische Schnittstelle, um mit verschiedenen DMS-Systemen zu kommunizieren – darunter SharePoint Online, easy archive, swiDOC und andere CMIS-konforme Systeme. Im Fall von SharePoint Online erfolgt die Anbindung nicht über einen starren Connector, sondern über eine flexible, standardbasierte Integration, die SharePoint-native APIs nutzt.

Das bedeutet: FlexxStore spricht die "Sprache" von SharePoint, ohne proprietäre Zusatzschichten. Die Dokumente liegen in SharePoint Online – aber sie werden direkt aus Dynamics 365 heraus verwaltet, archiviert und abgerufen.

Kernfunktionen von FlexxStore

• Automatische Archivierung interner Dokumente: SSRS-Reports, Electronic Reporting, Lasernet und Docentric werden bei Erzeugung automatisch archiviert und mit dem entsprechenden Geschäftsfall (z.B. Auftrag, Rechnung) referenziert.
• Kontextbezogene Dokumentenablage: Jedes Dokument wird direkt mit Geschäftsobjekten verknüpft – kein manuelles Suchen, kein "Wo habe ich das abgelegt?".
• Zero Search: Relevante Dokumente erscheinen direkt am ERP-Vorgang – ohne dass Anwender danach suchen müssen.
• Externe Dokumentenerfassung: Drag & Drop, Scan oder REST API ermöglichen die flexible Einbindung externer Belege (z.B. E-Mails, Lieferscheine) direkt in D365.
• Metadaten-Pflichten: Definieren Sie für jeden Dokumenttyp erforderliche Metadaten – für Konsistenz und spätere Auswertbarkeit.
• Granulare Rechteverwaltung: Zugriffsrechte werden direkt in Dynamics 365 verwaltet – kein paralleles Berechtigungskonzept im DMS notwendig.

Das Ergebnis: Anwender arbeiten ausschliesslich in Dynamics 365. Sie sehen alle relevanten Dokumente am richtigen Ort – ohne Systemwechsel, ohne Medienbruch.

SharePoint Online ist eine leistungsfähige Plattform für Dokumentenverwaltung – aber es fehlt eine zentrale Eigenschaft für unternehmensweites Dokumentenmanagement: vorgangsbasierte Strukturierung.

SharePoint organisiert Inhalte in Sites, Bibliotheken und Ordnern – aber es bietet von Haus aus keine intelligente Metadatenvererbung, kein zentrales Cockpit über alle Arbeitsbereiche hinweg und keine automatisierte Governance für Team- oder Projektstrukturen.

Eigenentwicklungen zur Lösung dieser Probleme sind möglich – aber aufwändig, teuer und wartungsintensiv. Zudem fehlt die Funktionsbreite und Qualität, die professionelle Lösungen bieten.

Genau hier setzen MetaShare und Shareflex an – zwei Lösungen, die SharePoint Online zu einem professionellen DMS bzw. ECM erweitern.

MetaShare ist ein SaaS-Add-on für Microsoft 365, das SharePoint Online mit intelligenten DMS-Funktionen erweitert – ohne aufwändige Programmierung, ohne proprietäre Infrastruktur.

Schwerpunkt und Positionierung

MetaShare konzentriert sich auf metadatenbasiertes Dokumentenmanagement und ist ideal für Unternehmen, die:

• Teams, Projekte und Abteilungsbereiche in Microsoft 365 zentral verwalten wollen
• Eine übergreifende Suche über alle Arbeitsbereiche (Teams, SharePoint, OneDrive) benötigen
• Governance-Richtlinien für Namensgebung, Lebenszyklen und Gäste-Management umsetzen möchten
• Dokumente aus ERP-Systemen (z.B. via FlexxStore) zentral und strukturiert ablegen wollen

Kernfunktionen von MetaShare

• Zentrales Cockpit: Alle Arbeitsbereiche und Dokumente sind an einem Ort sichtbar – mit Filter- und Bottom-Up-Suchfunktionen.
• Intelligente Metadatenvererbung: Metadaten werden automatisch von übergeordneten Strukturen übernommen – für Konsistenz und Auffindbarkeit.
• Teams-App Integration: MetaShare ist vollständig in Microsoft Teams integriert und trägt die offizielle Auszeichnung von Microsoft.
• Hybride Ablage: Kombination aus klassischer Ordnerstruktur und modernem Metadaten-Tagging – flexibel und zukunftssicher.
• Microsoft-Standard-Basis: Basiert vollständig auf SharePoint Search – keine proprietären Sonderlösungen, maximale Kompatibilität.

Typische Einsatzgebiete

• Provisionierung von Teams und SharePoint-Arbeitsbereichen mit einfacher Governance-Integration
• Team-, Projekt-, Prozess- und Abteilungsbereiche in Microsoft 365

Integration mit FlexxStore für die Archivierung von Dynamics-365-Dokumenten in SharePoint

Shareflex geht einen Schritt weiter: Es ist eine vollwertige ECM-Suite auf Basis von SharePoint Online, die auf dokumentenzentrische End-to-End-Geschäftsprozesse spezialisiert ist.

Schwerpunkt und Positionierung

Shareflex ist ideal für Unternehmen mit komplexen, regulierten Prozessen, die folgende Anforderungen haben:

• Vorgangsbasiertes Aktenmanagement mit strukturierten Workflows
• Revisionssichere Archivierung nach GoBD, DSG, DSGVO
• Fachlösungen für Vertragsmanagement, Eingangsrechnungen, QM-Dokumentenlenkung, Auditmanagement
• Integration mit ERP-Systemen für die automatisierte Belegarchivierung

Kernfunktionen von Shareflex

• Vorgangsbasiertes Aktenmanagement: Dokumente werden in strukturierten Akten organisiert – mit automatisierten Workflows und Statusverfolgung.
• Vorkonfigurierte Fachlösungen: Out-of-the-box-Module für Vertragsmanagement, Eingangsrechnungen, QM-Dokumentenlenkung und mehr.
• Revisionssichere Archivierung: Vollständige Compliance mit gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und Audit-Trails.
• End-to-End-Prozesse: Von der Dokumentenerfassung über Freigabe-Workflows bis zur Langzeitarchivierung – alles in einer Plattform.
• SharePoint-Online-Basis: SaaS-Deployment (Shared oder Dedicated) auf Microsoft 365 – zukunftssicher und skalierbar.

Typische Einsatzgebiete

• Unternehmensweite ECM-Lösungen mit Belegarchivierung aus ERP-Systemen
• Vertragsmanagement mit automatisierten Freigabe-Workflows
• Eingangsrechnungsverarbeitung mit OCR und automatischer Buchung
• QM-Dokumentenlenkung nach ISO 9001
• Revisionssichere Archivierung mit Aufbewahrungsfristen und Disposition

Beide Lösungen erweitern SharePoint Online zu einem professionellen DMS/ECM – aber sie adressieren unterschiedliche Anforderungen:

MetaShare ist die Wahl für Unternehmen, die eine leichtgewichtige, schnell einsetzbare Lösung suchen – mit Fokus auf Metadaten, zentrale Suche und einfache Governance für Teams und Projekte. Ideal für die Integration mit FlexxStore zur Archivierung von Dynamics 365 ERP-Dokumenten in SharePoint.

Shareflex ist die Wahl für Unternehmen mit komplexen, regulierten Geschäftsprozessen – mit vorkonfigurierten Fachlösungen, vorgangsbasiertem Aktenmanagement und revisionssicherer Archivierung. Ideal für End-to-End-Prozesse wie Vertragsmanagement, QM-Dokumentenlenkung oder Ideal für die Integration mit FlexxStore zur Archivierung von Dynamics 365 ERP-Dokumenten in SharePoint.

Die Kombination aus FlexxStore (ERP-seitig), SharePoint Online (als Speicher) und MetaShare oder Shareflex (als DMS/ECM-Schicht) schafft eine durchgängige, integrierte Dokumentenwelt – ohne Medienbrüche, ohne Kompromisse.

Die Besonderheit dieser Lösung liegt in der nativen Integration von FlexxStore: Es ist kein klassischer Connector, sondern ein vollständig eingebetteter ECM-Client, der über eine generische Schnittstelle mit SharePoint kommuniziert. Anwender arbeiten ausschliesslich in Dynamics 365 – und sehen dennoch alle Dokumente, die strukturiert in SharePoint abgelegt sind.

Gleichzeitig bieten MetaShare und Shareflex die notwendige Governance, Metadaten-Intelligenz und Prozesssicherheit, die SharePoint allein nicht leisten kann – und die mit Eigenentwicklung kaum wirtschaftlich umsetzbar ist.

Das Ergebnis: Eine zukunftssichere, skalierbare Lösung, die Microsoft-Standards nutzt, Compliance gewährleistet und Anwendern das Leben leichter macht – von der automatischen Archivierung im ERP bis zur zentralen Suche in Microsoft 365.

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