Neuer Zugang, neue Möglichkeiten: Integration von externen Geschäftspartnern in Microsoft Teams über einen Portalzugang, anstatt als Gast!?
Warum jetzt noch einen Portalzugang für externe Geschäftspartner schaffen, wenn es doch das Gästemanagement im Microsoft Teams gibt?
Microsoft Teams gehört heute mit mehr als 320 Millionen Nutzern mit Abstand zur beliebtesten Plattform für betriebliche Kommunikation und Zusammenarbeit. Microsoft Teams hat ein ausgeklügeltes Gästmanagement, welches es erlaubt externe Geschäftspartner direkt als Mitglied in die Teams Arbeitsbereiche zu nehmen. Ein Gast Benutzer hat in Punkten Zugriff die gleichen Berechtigungen wie ein internes Mitglied der Organisation und kann also Microsoft Teams mit all seinen Funktionen für die Zusammenarbeit vollumfänglich nutzen.
Einfaches Beispiel Dokumentenaustauschplattform
In Microsoft Teams haben Sie verschiedene standard Kanäle definiert und wollen nun bestimmte Ordnerstrukturen mit Dateien gezielt mittels einem dedizierten Rollenkonzept an externe Geschäftspartner zum Dokumentenaustausch freigeben. Sowas lässt sich mit Standard Microsoft Teams und dem Gästemanagement leider nicht umsetzen. Wir verwenden auf den Microsoft Teams Arbeitsbereich einen Portallogin, wo wir den Geschäftspartner einer Zugriffsrolle zuweisen können, z.B. Bauherr, Architekt, Freigeber, etc... Auf Ordner Basis können wir dann die Rolle z.B. Bauherr dem Ordner zuweisen und alle Mitglieder der Rolle Bauherr haben dann den definierten Zugriff und sehen nur Ordner und Dokumente auf die Sie auch berechtigt sind.
Das nachfolgende Bild zeigt die Sichtweise eines internen Mitgliedes auf den Teams Arbeitsbereich und diese Person sieht alle Inhalte, da Sie ein vollwärtiges Teammitglied ist und Sie kann gewohnt mit Microsoft Teams und allen Funktionen arbeiten.
Das nachfolgende Bild zeigt den selben Microsoft Teams Arbeitsbereich, dieses Mal aber über das Portal geöffnet mit einem externen Geschäftspartner Login der, der Rolle "Bauherr" zugeordnet ist und Mitglieder dieser Rolle haben nur auf ausgewählte Kanäle und Ordnerstrukturen Zugriff.
Fazit
Die Zusammenarbeit, in diesem Falle für den Dokumentenaustausch auf einem bestehenden Microsoft Teams Arbeitsbereich, kann für externe Geschäftspartner Rollenbasierend erfolgen und vereinfacht den Zugriff auf die notwendigsten Funktionen. Intern können Mitglieder vom Team ganz normal arbeiten.
