Wie man Ordnung in das Microsoft Teams Chaos bringt!
Microsoft Teams ist eine Zusammenarbeits- & Kommunikationsplattform. Zusammenarbeit geschieht nicht mehr ausschliesslich per eMail sondern in einem virtuellen Arbeitsraum.
Mit Microsoft Teams erstellt man solche virtuellen Arbeitsräume. Die Arbeitsräume beinhalten nicht nur die Kommunikation, sondern natürlich auch Dokumente. Kommuniziert wird nicht mehr per eMail sondern in sogenannten Kanälen.
Wie schafft man es nun, Ordnung in die vielen Microsoft Teams Arbeitsräume und Dokumentablagen zu kriegen?
Mit diesem Thema beschäftige ich mich heute in diesem Artikel. Wir haben Kunden, die haben mittlerweile tausende von Arbeitsräumen und niemand hat mehr den Überblick, was genau für Informationen dort gespeichert sind, wie die Berechtigungen vergeben worden sind und wie man den Dokumentenzugriff einfacher bewerkstelligen könnte.
Um Ordnung in das Chaos zu bringen benötigt man folgende Microsoft Standard Funktionalitäten:
- M365 Administration
- Metadaten und Metadatenvererbung
- Dokumentenmanagement
M365 Administration
Die Administration der vielen Microsoft Teams oder SharePoint Webseiten ist ein zentrales Thema. Wenn man hier keine Ordnung in die Verwaltung der vielen Arbeitsräume kriegt, kann man das Chaos nicht lösen. Hier sind die Themen Erstellungsprozess (Provisionierung), Namenskonventionen, Lifecycle- und Gästemanagement sowie die Archivierung wichtige administrative Aufgaben. Man kann das alles sicherlich im Microsoft Azure entsprechend definieren, jedoch finden wir die Anwendung von sogenannten M365 Management Softwarekomponenten, wie z.B. #Orchestry zielführender. Diese Apps sind leicht zu bedienen und machen die M365 Administration für den Kunden sehr einfach, sodass kein M365 Spezialist mehr notwendig ist.
Mehr über das Thema M365 Management Software lesen Sie hier.
Metadaten und Metadatenvererbung
Microsoft 365 kann Metadaten und Metadatenvererbung, aber im Standard Benutzerinterface sind diese Funktionalitäten nicht implementiert, weil dies immer eine Kundenspezifische Anpassung bedeutet.
Metadatendeckblatt
Microsoft Teams und sonstige Arbeitsräume sollten immer ein Deckblatt mit Metadaten beinhalten, nach denen Sie die Arbeitsräume suchen und kategorisieren können. Nur so lässt sich ein zentrales Arbeitsraumverzeichnis erstellen. Wenn Sie einen Papier Ablageordner mit einem Arbeitsraum oder Microsoft Team vergleichen, dann schreiben Sie den Ordner doch auch mit einer Ordnerbeschriftung an und platzieren diesen gezielt in einem Ablageschrank. Genau das gleiche machen wir mit einem Deckblatt und Metadaten auf Arbeitsraum oder Microsoft Teams Ebene.
Metadatenvererbung
Die Metadatenvererbung ist eine wichtige Komponente um Dokumente eindeutig klassifizieren zu können, denn ohne Metadatenvererbung weiss ein Dokument nicht zu welchem Arbeitsraum es eigentlich gehört. Aus regulatorischer Sicht sind z.B. die Vererbung von Mandanten, Geschäftsprozessen und -Organisationseinheiten nicht mehr wegzudenken, wenn z.B. solche Dokumente für ein Audit oder als geschäftskritische Dokumente klassifiziert werden. Durch die Metadatenvererbung können wir Dokumente unabhängig, wissen zu müssen, in welchem Arbeitsraum oder Team Sie sich befinden, strukturiert suchen. Wir können also Dokumente über Arbeitsräume hinweg qualifiziert finden.
Dokumentenmanagement
Mit einem optimierten Dokumentenmanagement können sämtliche Dokumente im gesamten Microsoft 365 über alle Arbeitsräume, je nach Berechtigungen einfach gefunden und leicht verwaltet werden.
Wir verwenden hier die #MetaShare App eine SaaS-Lösung, welche zu 100% auf der Microsoft Suche basiert. Die Anwendung hilft Nutzern, Dokumente effizienter zu verwalten, indem sie eine intelligente Benutzeroberfläche bietet, die es einfacher macht, Dateien zu finden, Regeln und Vorschriften zu befolgen und Dokumente mit den richtigen Vorlagen und Metadaten zu erstellen.
Integration M365 Management Software mit einem Dokumentenmanagement
Der wirklich integrative Teil unserer Gesamtlösung ist die Integration der M365 Management Software Orchestry mit der Dokumentenmanagementlösung MetaShare. Hiermit erhält der Kunde ein Gesamtsystem, welches Ordnung in das Chaos der vielen Arbeitsräume und Microsoft Teams, aber auch in die Suche und Verwaltung der Dokumente bringt.
Nachfolgend ein kleiner Ausschnitt aus der täglichen Arbeit bei einem Kunden:
