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Können Sie sich mit einem der nachfolgenden Szenarien identifizieren? Und wenn ja, zeigen wir Ihnen gerne, wie Sie das Problem lösen können.

• Ich möchte alle Arbeitsräume Teams-, Projekte-, Prozess- oder Abteilungsakten finden (wo ich Zugriff habe), welche einem bestimmten Mandanten, Geschäftsbereich oder -Prozess angehören.
• Ich habe so viele Teams, dass ich nicht mehr in jedem Fall weiss, was die Bedeutung vom Team ist und was für Dokumente und Informationen dort gespeichert werden.
• Das Auffinden eines spezifischen Teams-, Projekt-, oder Prozessarbeitsraumes ist mir zu kompliziert.
• Ich suche ein bestimmtes Dokument, welches einem bestimmten Arbeitsraum angehört z.B. der Abteilungsakte für die Informatik.
• Ich weiss nicht mehr in welchem Arbeitsraum ein bestimmtes Dokument gespeichert ist, denn ich weiss, dass dort meine Kollegen Ihre Dokumente auch abgelegt haben.
• Der Projekt- oder Teamarbeitsraum existiert nicht mehr, weil er gelöscht wurde. Ich möchte trotzdem die damals als archivierungswürdig gekennzeichneten Dokument finden.
• etc...

Der Standard Microsoft 365 kennt keine individuelle Metadatenvergabe auf Teams oder andere Arbeitsräume. Man kann keine sogenannten Aktendeckelinformationen an eine Akte anheften, nach denen dann gezielt gesucht werden kann.

Die Vererbung von ausgesuchten Aktendeckel Metadaten an die einzelnen Dokumente ist wichtig. Damit lässt sich eine Buttom-Up Suche durchführen, d.h. zu einem Dokument findet man immer auch den entsprechenden Arbeitsraum, wo sich alle anderen Dokumente zum Prozess befinden. Der Microsoft 365 Standard kann technisch die Metadatenvererbung umsetzen, jedoch ist dies im Standard Benutzerinterface - in Bezug auf die Aktenerstellung - nicht automatisiert vorgesehen.

Was sind die Vorteile eines Aktendeckels und der Vererbung auf die Dokumente:

• Es lässt sich ein Cockpit für Arbeitsräume und Dokumente verwirklichen, d.h. der Anwender findet sehr rasch über tausende von Arbeitsräumen den jeweilig richtigen für seine Arbeit.
• Buttom-Up Suche über ein Dokument zum jeweiligen Arbeitsraum ist gewährleistet.
• Aus regulatorischen Gründen ist es bei vielen Firmen wichtig, Online Dokumente aber auch rechtskonform archivierte Dokumente über Firmen eigene Metadaten zu klassifizieren.